Glossar für Kanzleien

§ 43a BRAO enthält die Grundpflichten von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten. Dazu gehören die Unabhängigkeit, die Verschwiegenheit, das Sachlichkeitsgebot, das Verbot der Tätigkeit bei widerstreitenden Interessen, der sorgfältige Umgang mit anvertrauten Vermögenswerten und die Pflicht zur Fortbildung.

§ 43e BRAO regelt, unter welchen Voraussetzungen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte externen Dienstleistern Zugang zu Tatsachen geben dürfen, die der Verschwiegenheit unterliegen.

§ 203 StGB stellt das unbefugte Offenbaren fremder Geheimnisse durch Berufsgeheimnisträger unter Strafe, darunter Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte.

Actaport ist eine Kanzleisoftware der dokSAFE GmbH, die vollständig im Browser läuft und pro Nutzer lizenziert wird.

advoware ist eine Kanzleisoftware von STP / Septeo, die als Windows-Client und als Cloud-Variante angeboten wird.

AES-256 ist ein symmetrisches Verschlüsselungsverfahren mit 256 Bit Schlüssellänge, das als Industriestandard für die Verschlüsselung sensibler Daten gilt. Es wird von Banken, Behörden, Kanzleisoftware und Telefondiensten eingesetzt.

After-Hours-Erreichbarkeit beschreibt, ob eine Kanzlei außerhalb der regulären Geschäftszeiten telefonisch erreichbar ist, also abends, am Wochenende und an Feiertagen. Ohne eine Lösung dafür landen Anrufe in dieser Zeit auf dem Anrufbeantworter oder gehen verloren.

Der AI Act ist die Verordnung (EU) 2024/1689 mit harmonisierten Vorschriften für künstliche Intelligenz.

Anrufannahme-Dienst ist eine andere Bezeichnung für einen externen Telefonservice. Die Kanzlei lagert die Anrufannahme an einen Dienstleister aus, der die Gespräche im Namen der Kanzlei entgegennimmt und die erfassten Informationen weiterleitet.

Ein Anrufbeantworter zeichnet eine Nachricht passiv auf, ein KI-Telefonassistent führt ein Gespräch, fragt nach und hinterlässt eine schriftliche Notiz.

Anrufertypen-Erkennung ist die Fähigkeit eines KI-Telefonassistenten, zu unterscheiden, ob ein Anrufer ein neuer Mandant, ein Bestandsmandant, ein Gericht, die Gegenseite oder ein Werbeanrufer ist. Jeder Typ wird anders behandelt.

Die anwaltliche Schweigepflicht verpflichtet Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Verschwiegenheit über alles, was ihnen in Ausübung ihres Berufes bekanntgeworden ist.

Ein Anwaltssekretariat ist die Stelle in einer Kanzlei, die Anrufe annimmt, Termine koordiniert, Akten anlegt, Fristen notiert, Post und beA bearbeitet und die Abrechnung vorbereitet.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist der Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen einem Verantwortlichen und einem Auftragsverarbeiter, der personenbezogene Daten in dessen Auftrag verarbeitet.

Das beA ist das gesetzlich vorgeschriebene elektronische Kommunikationspostfach für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in Deutschland.

Die BRAK (Bundesrechtsanwaltskammer) ist die Dachorganisation der deutschen Rechtsanwaltskammern. Sie vertritt die Anwaltschaft auf Bundesebene und stellt unter anderem das beA bereit.

DATEV Anwalt ist eine Kanzleisoftware aus dem DATEV-Verbund, verbreitet bei Kanzleien mit Schwerpunkt Steuer- und Wirtschaftsrecht und bei solchen, die ohnehin DATEV-Lösungen für die Buchhaltung einsetzen.

Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt von Kanzleien als Verantwortlichen, personenbezogene Mandantendaten rechtskonform zu verarbeiten: mit Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Datenminimierung, transparenter Information der Betroffenen und technisch-organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen.

EU-Hosting bedeutet, dass die verarbeiteten Daten auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet werden. Für Kanzleien spielt das für den Datenschutz und für die Frage eine Rolle, welches Recht auf den Anbieter anwendbar ist.

Ein externer Telefonservice (auch virtuelles Sekretariat oder Anrufannahme-Dienst) nimmt Anrufe im Namen einer Kanzlei entgegen, ohne selbst Teil der Kanzlei zu sein.

Eine Fallzusammenfassung ist die strukturierte Notiz, die ein KI-Telefonassistent nach jedem Gespräch erstellt: Anliegen in ein bis zwei Sätzen, Dringlichkeit, Sachverhalt, erhobene Kontaktdaten, Fristhinweise und Rückrufwunsch.

Fristenerkennung bezeichnet die Fähigkeit eines KI-Telefonassistenten, fristrelevante Situationen aus dem Gespräch zu erkennen und den Fall als dringend zu markieren. Beispiele sind eine Kündigung, eine Abmahnung oder ein Schreiben mit Frist.

Eine Interessenkollision liegt im Anwaltsrecht vor, wenn ein Anwalt in derselben Rechtssache bereits einen anderen Mandanten im widerstreitenden Interesse beraten oder vertreten hat.

Kanzleisoftware ist die zentrale Anwendung einer Anwaltskanzlei für Akten, Fristen, Dokumente, Gebühren und beA.

Ein KI-Anrufbeantworter nimmt Anrufe an, fragt aktiv nach dem Anliegen und hinterlässt eine schriftliche Fallnotiz statt einer Sprachnachricht.

Ein KI-Sekretariat übernimmt die telefonischen Aufgaben eines Kanzleisekretariats: Anrufe annehmen, das Anliegen aufnehmen und den Rückrufwunsch an die Kanzlei übergeben.

Eine KI-Telefonanlage ist eine Telefonielösung, in der ein KI-Telefonassistent die Anrufannahme übernimmt, meist als Software über der bestehenden Rufnummer statt als neue Hardware.

Ein KI-Telefonassistent nimmt die Anrufe einer Kanzlei an, spricht in natürlicher Sprache mit dem Anrufer und übergibt das Anliegen als strukturierte Notiz.

Was ein KI-Telefonassistent kostet, hängt vom Preismodell ab: Pauschale mit Inklusivminuten, Minutenpreis oder Abrechnung pro Anruf.

Die Kollisionsprüfung ist der Abgleich vor der Mandatsannahme, ob die Kanzlei in derselben Rechtssache bereits eine andere Partei im widerstreitenden Interesse beraten oder vertreten hat.

Legal AI bezeichnet Anwendungen künstlicher Intelligenz für juristische Arbeit: Recherche, das Entwerfen und Prüfen von Dokumenten, die Auswertung großer Aktenbestände und die Kommunikation mit Mandanten.

Die Lukrativitäts-Einschätzung ist eine grobe Einordnung des wirtschaftlichen Potenzials eines Falls anhand der Angaben aus dem Erstgespräch. Sie hilft der Kanzlei, Anfragen zu priorisieren.

Mandantenakquise umfasst alles, was eine Kanzlei tut, um neue Mandate zu gewinnen: Sichtbarkeit, Empfehlungen und den Erstkontakt, in dem aus einer Anfrage ein Mandat wird.

Die Mandantenaufnahme ist das Erfassen der Angaben eines neuen Mandanten beim Erstkontakt: Kontaktdaten, Anliegen, Beteiligte, Daten und Fristen. Strukturiert heißt, dass je nach Rechtsgebiet gezielt die Angaben erhoben werden, die für die erste Einschätzung gebraucht werden.

Mandatsannahme ist die Entscheidung einer Kanzlei, ein Mandat zu übernehmen, und der Weg dorthin: Erstkontakt, Aufnahme des Anliegens, Kollisionsprüfung und Rückmeldung an den Anfragenden.

Notfallweiterleitung heißt, dass ein KI-Telefonassistent einen Notfall im Gespräch erkennt und den Anruf sofort an eine hinterlegte Mobilnummer durchstellt.

Overage-Kosten fallen an, wenn das im Tarif enthaltene Minutenvolumen überschritten wird. Berechnet wird dann jede zusätzliche Gesprächsminute.

Pay-per-Call bedeutet, dass nur tatsächlich angenommene Anrufe oder tatsächlich genutzte Gesprächszeit berechnet werden, ohne feste monatliche Pauschale. Das Modell passt zu Kanzleien mit unregelmäßigem oder geringem Anrufaufkommen.

RA-MICRO ist eine Kanzleisoftware der RA-MICRO Software AG für Windows-Arbeitsplätze, die im eigenen Netz der Kanzlei installiert wird.

Der Nutzen von KI-Telefonie ergibt sich vor allem aus Anrufen, die sonst verloren gingen, aus weniger Unterbrechungen im Sekretariat und aus besser vorbereiteten Erstgesprächen.

Rufbereitschaft bedeutet, dass eine Anwältin, ein Anwalt oder eine Sekretariatskraft außerhalb der Bürozeiten telefonisch erreichbar bleibt. In Kanzleien wird das oft im Wechsel im Team organisiert.

Eine Rechtsanwaltsfachangestellte verdient laut WSI-Lohnspiegel in Vollzeit 2.620 bis 3.060 Euro brutto im Monat, eine Halbtagskraft mit 20 Wochenstunden anteilig rund 1.380 bis 1.610 Euro; dazu kommen Arbeitgeberanteil und Nebenkosten.

Semantische Sprachverarbeitung bedeutet, dass die KI nicht nur einzelne Stichwörter erkennt, sondern den Bedeutungszusammenhang eines Gesprächs versteht. Sie kann auf unerwartete Formulierungen reagieren, nachfragen und einen Gesprächsfaden halten.

Telefonsekretärin ist eine ältere Bezeichnung für die Person, die in einer Kanzlei vor allem die Anrufe annimmt. Heute übernimmt das meist das Sekretariat neben anderen Aufgaben, ein externer Telefonservice oder ein KI-Telefonassistent.

Eine Verschwiegenheitserklärung verpflichtet einen externen Dienstleister zur Wahrung des Berufsgeheimnisses. § 43e Abs. 3 BRAO verlangt für Dienstleister einen Vertrag in Textform, in dem der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet wird.

VoIP (Voice over IP) bezeichnet Telefonie über das Internet statt über klassische Telefonleitungen. SIP-Trunking ist die Anbindung, über die ein VoIP-System Anrufe mit externen Netzen austauscht.

Zero-Knowledge bezeichnet eine Architektur, in der selbst der Dienstanbieter keinen Zugriff auf die Klartext-Daten seiner Kunden hat. Die Daten werden auf Kundenseite verschlüsselt, die Schlüssel liegen nur beim Kunden.