KI am Kanzleitelefon: 5 Praxisbeispiele

Mittwoch, 19:37 Uhr. Frau Weber hat am Nachmittag eine Kündigung erhalten. Sie sucht nach "Anwalt Arbeitsrecht" und ruft die erste Kanzlei in ihrer Stadt an. Das Sekretariat ist seit zwei Stunden nicht mehr besetzt.

Der Assistent nimmt ab, nennt den Namen der Kanzlei, stellt sich als KI-Assistenz vor und fragt nach der Einwilligung. Frau Weber stimmt zu. Der Assistent erkennt am Inhalt, dass es um eine Kündigung geht, und stellt die Fragen, die die Kanzlei für diese Fallart hinterlegt hat. Zuerst: Wann ist die Kündigung zugegangen? Dann nach Art der Kündigung, nach dem Arbeitgeber und danach, ob eine Rechtsschutzversicherung besteht. Zum Schluss fragt er, wann Frau Weber für einen Rückruf erreichbar ist.

Was der Assistent nicht tut: Er bewertet die Kündigung nicht, nennt keine Frist und vergibt keinen Termin. Frau Weber erfährt, dass die Kanzlei sich meldet.

Am Donnerstagmorgen liegt in der Liste der Kanzlei eine Notiz: Anliegen in zwei Sätzen, Rechtsgebiet Arbeitsrecht, das Zugangsdatum der Kündigung, wie Frau Weber es genannt hat, Kontakt, Rückrufwunsch ab 8 Uhr. Daneben der Wortlaut des Gesprächs. Die Anwältin ruft um 8:15 Uhr zurück und muss nichts von vorn erfragen.

Freitag, 22:14 Uhr. Herr Kovač ruft an: "Der Beschluss kam heute mit der Post. Da steht eine Frist drin." Er ist aufgeregt und spricht schnell.

Der Assistent bleibt ruhig, fragt nach, worum es in dem Beschluss geht, und notiert die Fristangabe des Anrufers wörtlich. Die Kanzlei hat für solche Fälle eine Regel hinterlegt: Notfälle werden sofort an eine bestimmte Nummer durchgestellt. Der Assistent erkennt am Inhalt, dass dieser Anruf dazu gehört, und stellt durch.

Der Anwalt, der an diesem Wochenende die hinterlegte Nummer trägt, nimmt ab und hat bereits die wichtigsten Angaben. Hätte die Kanzlei keine Notfallnummer hinterlegt, läge am Montagmorgen eine als dringend markierte Notiz ganz oben in der Liste.

Worauf es hier ankommt: Der Assistent entscheidet nicht über die Frist und gibt keinen Rat, was Herr Kovač jetzt tun soll. Er sorgt dafür, dass der Anruf dort ankommt, wo jemand das beurteilen kann.

Dienstag, 11:04 Uhr. Herr Müller ruft eine Kanzlei für Familien- und Erbrecht an, weil sein Bauantrag abgelehnt wurde. Das Sekretariat ist in einem anderen Gespräch, der Assistent übernimmt als Überlauf.

Die Kanzlei hat festgelegt, welche Rechtsgebiete der Assistent annimmt. Baurecht gehört nicht dazu. Der Assistent nimmt das Anliegen auf und sagt Herrn Müller freundlich, dass die Kanzlei in diesem Rechtsgebiet nicht tätig ist. Die Kanzlei sieht die Notiz in ihrer Liste und kann entscheiden, ob sie Herrn Müller eine Kollegin empfiehlt.

Was hier gewonnen ist: keine Stunde Erstgespräch für einen Fall, den die Kanzlei nicht übernimmt, und ein Anrufer, der nicht im Ungewissen bleibt.

Dienstag, 7. Januar, 14:30 Uhr. Rechtsanwalt Berger ist bis zum 16. Januar im Urlaub und hat den Urlaubsmodus mit diesem Enddatum eingeschaltet. Es ruft ein Kollege an, der die Gegenseite in einer Mietsache vertritt, und möchte einen Vergleichsvorschlag besprechen.

Der Assistent erkennt am Gespräch, dass es sich um die Gegenseite handelt. Die bekommt keine inhaltlichen Auskünfte zu laufenden Mandaten. Der Assistent notiert Kontaktdaten, Aktenzeichen und Anliegen, in diesem Fall den Vergleichsvorschlag in den Worten des Kollegen, und informiert, dass die Kanzlei bis zum 16. Januar nicht besetzt ist.

Nach dem Urlaub findet Rechtsanwalt Berger die Notiz in seiner Liste, markiert als Anruf der Gegenseite. Der Vorschlag ist nicht verloren, und niemand hat in seiner Abwesenheit etwas über das Mandat gesagt.

Montag, 07:05 Uhr. Frau Schulz, seit einem halben Jahr Mandantin, ruft an: "Ich wollte kurz wissen, ob in meiner Sache schon etwas passiert ist."

Der Assistent erkennt an ihren Angaben, dass sie Bestandsmandantin ist. Eine erneute Aufnahme gibt es deshalb nicht. Eine Auskunft zur Akte gibt der Assistent aber auch nicht: Er weiß nicht, was in der Akte steht, und er soll es nicht wissen. Er notiert den Anruf als Sachstandsanfrage mit Namen, Nummer und dem Wunsch nach Rückruf.

Hätte die Kanzlei Frau Schulz auf die Liste der Nummern gesetzt, die immer direkt durchkommen, wäre der Anruf ohne KI-Begrüßung bei ihrer Anwältin gelandet. Für langjährige Mandanten, die ihre Ansprechpartnerin kennen, ist das oft die bessere Wahl.

Wer anruft, bestimmt das Gespräch

Neumandant, Notfall, Gegenseite, Bestandsmandantin: Jeder bekommt einen anderen Gesprächsablauf. Genau das unterscheidet einen Assistenten für Kanzleien von einem Anrufbeantworter oder einem Menü nach dem Muster "Drücken Sie die 1".

Fragen je Fallart statt Mitschrift

Der Assistent schreibt nicht nur mit, was gesagt wird. Er fragt, was die Kanzlei für genau diesen Fall braucht. Bei einer Kündigung ist das zuerst der Zugang. Die Fragen je Fallart legt die Kanzlei fest, und jede Fallart lässt sich anpassen oder pausieren.

Fristen werden notiert, nicht bewertet

Was der Anrufer zu Fristen sagt, steht wörtlich in der Notiz. Die Bewertung ist anwaltliche Arbeit und bleibt bei der Kanzlei.

Dringendes kommt sofort an

Ein Notfall wartet nicht bis Montag. Er wird an eine hinterlegte Nummer durchgestellt. Alles andere liegt als Notiz bereit, sortiert und filterbar nach Rechtsgebiet, Dringlichkeit und Zeitraum.

Keine Rechtsberatung. Der Assistent nimmt auf und ordnet ein. Beraten tut die Anwältin.

Keine Termine in Ihrem Namen. Er notiert Rückrufwünsche, Mandatstermine vergibt die Kanzlei.

Keine Auskunft zur Akte. Weder an Mandanten noch an die Gegenseite.

Wo ein Mensch besser ist. Bei Mandanten, die seit Jahren die Stimme im Sekretariat kennen. Bei Gesprächen, die völlig aus dem Rahmen fallen. Und bei Anrufern, die ausdrücklich einen Menschen wollen. Wer sofort durchkommen soll, steht auf der Liste der Kanzlei und landet direkt bei ihr. Ein erfahrener Mensch improvisiert besser als jedes System.

Wer einen KI-Telefonassistenten prüft, sollte genau diese Situationen selbst nachstellen, mit erfundenen Namen und Sachverhalten. Rufen Sie an und probieren Sie:

1. Eine Kündigung am Abend: Fragt der Assistent zuerst nach dem Zugang?
2. Eine Frist am Freitag: Wird durchgestellt, und wohin?
3. Ein Anliegen außerhalb Ihrer Rechtsgebiete: Was sagt der Assistent dem Anrufer?
4. Ein Anruf der Gegenseite: Gibt er irgendetwas über das Mandat preis?
5. Eine Sachstandsanfrage: Gibt er Auskunft zur Akte? Das darf er nicht.

Achten Sie dabei nicht nur auf das Gespräch, sondern auf die Notiz danach. Stehen Anliegen, Rechtsgebiet, Dringlichkeit, Kontakt und Rückrufwunsch darin? Ist die Fristangabe wörtlich übernommen? Und lässt sich die Notiz in Sekunden erfassen? Wer mag, spielt die Beispiele auch einmal mit Hintergrundgeräuschen, schnellem Sprechen oder einem Anrufer durch, der durcheinander erzählt. Im Alltag rufen selten Menschen an, die ihr Anliegen druckreif vortragen.

In jedem der fünf Beispiele fallen vertrauliche Informationen. Deshalb beginnt jedes Gespräch mit der Vorstellung als KI und der Bitte um Einwilligung. Wer nicht einwilligt, bekommt die übrigen Kontaktwege der Kanzlei genannt; dann entsteht kein Transkript und keine Zusammenfassung, die Rufnummer bleibt für den Rückruf erhalten.

Bei LexDial werden Nummer, Wortlaut und Notiz mit einem eigenen Schlüssel je Kanzlei verschlüsselt gespeichert, die eingesetzten KI-Modelle werden nicht mit Ihren Gesprächsdaten trainiert, und den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erhalten Sie im Onboarding. Die Verschwiegenheit ist vertraglich geregelt. Die berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen; mehr dazu auf unserer Seite zur Sicherheit.