iPhone Anrufe weiterleiten in der Kanzlei, Schritt-für-Schritt-Anleitung für Anwälte

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Öffnen Sie auf dem iPhone Einstellungen.
2. Tippen Sie auf Apps und scrollen Sie zur App Telefon.
3. Wählen Sie den Menüpunkt Rufweiterleitung.
4. Schalten Sie den Schieberegler Rufweiterleitung auf grün.
5. Tippen Sie unter Weiterleiten an und geben Sie die gewünschte Zielnummer ein, im internationalen Format (zum Beispiel +49891234567).
6. Gehen Sie einen Schritt zurück, die Weiterleitung ist sofort aktiv.

In der Statusleiste erscheint ein kleines Telefonsymbol mit einem Pfeil, das die aktive Rufumleitung anzeigt. Auf neueren iOS-Versionen finden sich gleiche Einstellungen unter Einstellungen → Telefon → Rufweiterleitung, ohne den Umweg über Apps.

Was die iOS-Oberfläche kann und was nicht

Die iPhone-Bordeinstellungen unterstützen nur die Sofortumleitung. Wenn die Weiterleitung aktiv ist, klingelt das iPhone gar nicht mehr, jeder Anruf geht direkt ans Ziel. Das ist sauber für Urlaubsphasen oder feste Abwesenheitszeiten, aber zu starr für den Kanzleialltag, in dem der Anwalt tagsüber selbst abnehmen will.

Für bedingte Weiterleitungen (nur bei besetzt, keine Antwort oder nicht erreichbar) bietet iOS keine grafische Oberfläche. Dafür sind GSM-Codes nötig.

GSM-Codes sind herstellerunabhängige Steuersequenzen, die am Mobilnetz direkt verarbeitet werden. Sie funktionieren am iPhone genauso wie am Android-Gerät, vorausgesetzt der Mobilfunkanbieter unterstützt Call Forwarding Conditional. Bei Telekom, Vodafone und Telefónica O2 ist das in allen Standardtarifen der Fall.

Eingabe im iOS-Dialer

1. Öffnen Sie die App Telefon und tippen Sie auf Tastenfeld.
2. Geben Sie den gewünschten GSM-Code ein, einschließlich Zielnummer und Raute am Ende.
3. Tippen Sie auf den grünen Anrufen-Knopf.
4. Eine kurze Bestätigung erscheint, beispielsweise "Service-Anfrage gesendet" oder direkt der Status der Weiterleitung.

Die wichtigsten GSM-Codes für die Kanzlei-Praxis

Die Zielnummer wird ohne Leerzeichen und ohne Klammern eingegeben, das internationale Format ist empfohlen (+49 für Deutschland). Ein typisches Setup für einen Anwalt, der tagsüber selbst abnehmen will und nach Feierabend alles an LexDial oder einen Telefonservice umleiten möchte, sieht so aus:

**004*+49891234567#

Dieser eine Befehl aktiviert bei besetzt, keine Antwort und nicht erreichbar die Umleitung auf die Zielnummer. Tagsüber nimmt der Anwalt ab, sobald er nicht reagiert, springt das Backup-Ziel ein.

Telekom Mobilfunk: Alle Codes funktionieren. Zusätzlich lassen sich Weiterleitungen im MagentaMobil-Kundencenter online verwalten, inklusive Klingelzeit-Anpassung.

Vodafone Mobilfunk: Codes funktionieren. Vodafone-Tarif "RED Business" bietet zusätzlich eine Konfiguration über die Vodafone Business App, einschließlich Klingelzeit von 5 bis 30 Sekunden.

Telefónica O2 Mobilfunk: Codes funktionieren. Im O2-Service-Bereich lassen sich Weiterleitungen auch ohne GSM-Code aktivieren, was bei Geräten ohne stabiles Mobilfunknetz hilfreich ist.

1&1, Congstar, Aldi Talk und andere MVNOs: Reseller-Tarife. Codes funktionieren in der Regel wie beim jeweiligen Netzbetreiber, in seltenen Fällen sind Funktionen wie Call Forwarding Conditional deaktiviert. Im Zweifel beim Anbieter nachfragen.

Drei häufige Ursachen.

WLAN-Calling aktiv: Wenn das iPhone primär über WLAN telefoniert, wird der GSM-Menüpunkt teilweise ausgeblendet. Lösung: WLAN-Calling kurz deaktivieren (Einstellungen → Telefon → WLAN-Anrufe), Weiterleitung einstellen, WLAN-Calling wieder aktivieren. Die Einstellung bleibt erhalten.

MDM-Profil: Auf von der Kanzlei verwalteten iPhones (Mobile Device Management, etwa Jamf, Intune) können Telefoneinstellungen restriktiv sein. Lösung: GSM-Code direkt im Dialer eingeben, der wird vom MDM nicht abgefangen.

Tarif unterstützt es nicht: Manche reine Datentarife haben Call Forwarding nicht freigeschaltet. Lösung: beim Anbieter anrufen und die Freischaltung anfordern oder Tarif wechseln.

Seit iOS 15 lassen sich für unterschiedliche Lebenslagen eigene Fokus-Profile anlegen. Für Anwälte ist die Kombination aus Fokus-Modus und Rufumleitung besonders wertvoll: Während der Arbeitszeit klingelt das iPhone normal, außerhalb der Arbeitszeit werden Anrufer stumm geschaltet und an einen externen Service weitergeleitet.

Empfohlenes Setup für einen Anwalt

1. Einstellungen → Fokus → Plus → Arbeit.
2. Erlauben Sie nur die wichtigsten Kontakte (Mitarbeiter, Partner, Notfall-Mandanten).
3. Aktivieren Sie unter Zeitplan eine wiederkehrende Aktivierung: Werktag 7 bis 19 Uhr (oder Ihre tatsächlichen Bürozeiten).
4. Optional: Stellen Sie ein Auto-Reply ein, das während des Modus an alle nicht erlaubten Anrufer eine Standardantwort schickt.
5. Außerhalb des Fokus "Arbeit" greift parallel eine Sofort-Rufumleitung (**21*) auf den Telefonservice oder den KI-Telefonassistenten.

So sehen die Mitarbeiter und Partner Sie immer durch, jeder fremde Anrufer landet automatisch bei einem strukturierten Aufnahme-Ziel.

Ein iPhone klingelt nicht im luftleeren Raum, der weitergeleitete Anruf muss irgendwo ankommen. Die Wahl des Ziels entscheidet darüber, wie professionell die Erreichbarkeit der Kanzlei wirkt.

Privates Zweit-iPhone des Partners: Geht, hat aber die gleichen Probleme wie die direkte Weiterleitung auf das Haupthandy. Mitarbeiter werden außerhalb der Bürozeiten gestört, die Qualität schwankt mit Tagesform und Umgebung.

Klassischer Telefonservice oder Büroservice: Eine echte Person antwortet. Gut für Branchen mit allgemeinen Anfragen, schwach für Kanzleien. Telefonservices arbeiten typischerweise für gemischte Kunden, das Skript kennt keine Rechtsgebiete, die Aufnahme wird daher generisch. Außerdem sind klassische Telefonservices meist nicht 24/7 verfügbar, gerade abends und am Wochenende landet der Anruf wieder auf einer Mailbox.

KI-Telefonassistent für Kanzleien: Die spezialisierte Antwort. LexDial wurde gezielt für deutsche Anwaltskanzleien gebaut. Eingehende Anrufer werden in echter Sprache begrüßt, das Anliegen wird abgefragt, das Rechtsgebiet automatisch erkannt, Dringlichkeit und Fristen werden eingeordnet, eine strukturierte Zusammenfassung landet zusammen mit dem Transkript verschlüsselt im Dashboard der Kanzlei. Das Ganze 24/7, in über 100 Sprachen, DSGVO und § 203 StGB konform.

Eigenes Büropersonal mit Schichtbetrieb: Nur für sehr große Kanzleien wirtschaftlich, weil 24/7-Abdeckung mindestens drei bis vier Vollzeitstellen erfordert.

Fehler 1: Mailbox aktiviert sich vor der Weiterleitung. Wenn die "keine Antwort"-Zeit länger ist als die Mailbox-Aktivierung, greift die Mailbox zuerst und die Umleitung nie. Lösung: Antwortzeit auf 15 Sekunden setzen (per GSM-Code, manche Provider erlauben 61*ZielnummerSekunden#).

Fehler 2: Sofortumleitung wird nach dem Urlaub vergessen. Drei Wochen später wundert sich der Anwalt, warum sein iPhone gar nicht mehr klingelt. Lösung: Im Kalender einen Termin auf den Rückkehrtag legen, um die Umleitung zu deaktivieren. Oder direkt am Rückkehrtag den Code ##21# ausführen.

Fehler 3: Weiterleitung auf eine internationale Nummer ohne korrektes Format. Die Umleitung wird stillschweigend ignoriert. Lösung: Immer im Format +49... eingeben, Leerzeichen und Klammern weglassen.

Fehler 4: WLAN-Calling und Rufweiterleitung kollidieren. Manche iOS-Versionen schalten WLAN-Calling vorrangig, der GSM-Befehl geht ins Leere. Lösung: WLAN-Calling kurz deaktivieren beim Setup, danach wieder aktivieren.

Fehler 5: Kein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Weiterleitungsziel. Wenn umgeleitete Anrufe Mandantendaten enthalten, ist das Weiterleitungsziel Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Vor der Aktivierung muss ein AVV geschlossen werden.