Rufweiterleitung einrichten: Die vollständige Anleitung für Kanzleien

Bevor wir mit den Anleitungen beginnen, klären wir einen Begriff, der immer wieder für Verwirrung sorgt, denn Telefonanbieter und Gerätehersteller verwenden die Begriffe unterschiedlich.

Rufweiterleitung (auch: Anrufweiterleitung oder Call Forwarding) bedeutet: Ein Anruf, der bei Ihrer Kanzleinummer eingeht, wird automatisch an eine andere Nummer weitergeleitet. Das passiert entweder sofort, bei Besetzt, bei Nichtannahme oder unter kombinierten Bedingungen.

Rufumleitung wird in Deutschland häufig als Synonym für Rufweiterleitung verwendet, meint technisch aber manchmal etwas anderes:
- Rufumleitung: Wird direkt im Netz des Anbieters geschaltet, noch bevor das Kanzleitelefon klingelt
- Anrufweiterleitung: Wird vom Gerät selbst ausgelöst, nachdem das Gerät den Anruf registriert hat

Für die Praxis ist der Unterschied für die meisten Anwälte irrelevant. Wichtig ist, wann die Weiterleitung oder Umleitung der Kanzleinummer ausgelöst wird:

Das iPhone bietet eine eingebaute Funktion für Rufweiterleitung und Anrufumleitung, die direkt über die iOS-Einstellungen erreichbar ist. Die Funktion ist bei den großen deutschen Netzbetreibern (Telekom, Vodafone, O2, 1&1) in der Regel verfügbar, bei sehr günstigen MVNO-Tarifen aber nicht immer.

Schritt-für-Schritt (iOS 16 / 17 / 18)

1. Öffnen Sie die Einstellungen-App (das graue Zahnrad-Symbol)
2. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Apps
3. Tippen Sie in der App-Liste auf Telefon
4. Tippen Sie auf Rufweiterleitung
5. Schieben Sie den Schalter Rufweiterleitung auf Grün (aktiv)
6. Tippen Sie auf Weiterleiten an und geben Sie die Zielrufnummer ein
7. Bestätigen Sie mit dem Zurück-Pfeil oben links

Fertig. Ab sofort werden alle eingehenden Anrufe auf Ihrer Kanzleinummer sofort an die eingegebene Nummer weitergeleitet.

Bedingte Rufumleitung per GSM-Code (iPhone)

Das iPhone bietet in den Einstellungen nur die sofortige Weiterleitung an. Für eine bedingte Anrufweiterleitung oder Rufumleitung (nur bei Nichtannahme oder Besetzt) verwenden Sie GSM-Steuercodes. Diese Codes geben Sie direkt in die Telefon-App ein, genau so, als würden Sie eine normale Rufnummer wählen, und drücken dann den grünen Anruf-Button:

Rufweiterleitung / Rufumleitung nur bei Nichtannahme:
**61*[Zielrufnummer mit Landesvorwahl]#
Beispiel: **61*+4915112345678# und "Anrufen" drücken

Anrufweiterleitung / Rufumleitung nur bei Besetzt:
**67*[Zielrufnummer mit Landesvorwahl]#

Rufweiterleitung bei Nichtannahme UND Besetzt:
**004*[Zielrufnummer mit Landesvorwahl]#

Alle Rufweiterleitungen / Anrufumleitungen deaktivieren:
##002#

Kanzlei-Tipp: Wenn Sie tagsüber erreichbar sind, empfiehlt sich die Kombination: Anrufweiterleitung bei Nichtannahme (nach ca. 20 Sekunden) plus Rufumleitung bei Besetzt. So landen Mandanten nicht auf der Mailbox, wenn Sie gerade in einem anderen Gespräch sind.

Rufweiterleitung auf dem iPhone deaktivieren

Entweder über Einstellungen → Apps → Telefon → Rufweiterleitung (Schalter aus), oder mit dem Code ##21#, einfach wie eine Nummer wählen und den grünen Anruf-Button drücken.

Android-Geräte sind vielfältiger als iPhones, je nach Hersteller (Samsung, Google Pixel, Xiaomi etc.) kann der Menüpfad leicht abweichen. Wir zeigen den universellen Weg, die Variante für Samsung sowie die Methode per GSM-Code, die auf jedem Android-Gerät funktioniert.

Universelle Methode (fast alle Android-Geräte)

1. Öffnen Sie die Telefon-App (der grüne Hörer)
2. Tippen Sie auf die drei Punkte oben rechts (Menü)
3. Wählen Sie Einstellungen
4. Tippen Sie auf Anrufweiterleitung oder Erweiterte Anrufeinstellungen
5. Wählen Sie den gewünschten Typ:
- Immer weiterleiten: sofortige Rufweiterleitung aller Anrufe auf der Kanzleinummer
- Bei Besetzt weiterleiten
- Bei Nichtannahme weiterleiten
- Nicht erreichbar weiterleiten (zum Beispiel kein Empfang)
6. Geben Sie die Zielrufnummer ein und bestätigen Sie

Samsung-Geräte (One UI)

1. Öffnen Sie die Telefon-App
2. Tippen Sie oben rechts auf die drei Punkte
3. Wählen Sie Einstellungen → Extras
4. Tippen Sie auf Anrufweiterleitung
5. Wählen Sie Sprache (nicht VoIP)
6. Richten Sie die gewünschten Rufweiterleitungs- oder Rufumleitungstypen ein

Google Pixel-Geräte

1. Öffnen Sie die Telefon-App
2. Tippen Sie auf Mehr (drei Punkte) → Einstellungen
3. Wählen Sie Anrufe → Anrufweiterleitung
4. Wählen und konfigurieren Sie den gewünschten Typ

Rufweiterleitung / Anrufumleitung per GSM-Code (Android)

Dieselben Codes funktionieren auf allen Mobilfunkgeräten in Deutschland. Sie geben den Code wie eine normale Rufnummer in die Telefon-App ein und drücken den Anruf-Button:

**21*[Nummer]# Immer weiterleiten (sofortige Anrufweiterleitung)
**61*[Nummer]# Bei Nichtannahme (Rufumleitung)
**67*[Nummer]# Bei Besetzt (Rufumleitung)
##002# Alle Rufweiterleitungen / Anrufumleitungen löschen
##21# Nur die "Immer"-Weiterleitung löschen

Tipp für Zwei-SIM-Geräte: Wenn Sie ein Diensthandy mit zwei SIMs nutzen (privat + Kanzlei), achten Sie beim Einrichten darauf, den richtigen SIM-Slot auszuwählen. Android fragt Sie in der Regel danach.

Analoge und ISDN-Anschlüsse (klassisches Festnetz)

Wenn Sie noch ein klassisches analoges oder ISDN-Telefon in der Kanzlei haben, richten Sie die Rufweiterleitung oder Anrufumleitung direkt am Gerät ein. Hörer abnehmen, Code wie eine Rufnummer eingeben, Hörer auflegen, die Weiterleitung ist sofort aktiv:

Sofortige Rufweiterleitung / Anrufumleitung:
**21*[Zielrufnummer]#

Rufumleitung bei Besetzt:
**67*[Zielrufnummer]#

Anrufweiterleitung bei Nichtannahme:
**61*[Zielrufnummer]#

Alle Rufweiterleitungen / Rufumleitungen deaktivieren:
##002#

Diese Codes sind Teil des GSM/ISDN-Standards und funktionieren bei nahezu allen deutschen Festnetzanschlüssen, unabhängig vom Anbieter.

Rufumleitung / Anrufweiterleitung an der FRITZ!Box einrichten

Die FRITZ!Box ist in deutschen Kanzleien weit verbreitet, sowohl als Router als auch als Telefonanlage. AVM nennt die Funktion intern Rufumleitung, sie entspricht dem, was viele als Rufweiterleitung oder Anrufweiterleitung suchen. Die Einrichtung erfolgt über die FRITZ!Box-Benutzeroberfläche.

Schritt-für-Schritt:

1. Öffnen Sie im Browser https://fritz.box oder 192.168.178.1 und melden Sie sich an
2. Klicken Sie auf "Telefonie"
3. Klicken Sie im Menü "Telefonie" auf "Rufbehandlung"
4. Wechseln Sie zur Registerkarte "Rufumleitung"
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Rufumleitung"

Welche Anrufe sollen umgeleitet werden?

Im Abschnitt "Anrufe die umgeleitet werden" legen Sie fest, welche eingehenden Anrufe betroffen sind:

• Alle Anrufe: Aktivieren Sie "alle Anrufe", jeder Eingehende auf der Kanzleinummer wird weitergeleitet
• Bestimmte Rufnummer: Aktivieren Sie "Anrufe an" und wählen Sie die gewünschte Rufnummer (nützlich bei mehreren Kanzleinummern)
• Bestimmtes Telefon an analoger Nebenstelle: Aktivieren Sie "Anrufe an" und wählen Sie das Gerät
• Anrufe von einer bestimmten Person: Aktivieren Sie "Anrufe von" → "Eintrag im Telefonbuch"
• Alle Einträge eines Telefonbuchs: Aktivieren Sie "Anrufe von" → "Gesamtes Telefonbuch"
• Anrufer ohne Telefonbucheintrag: Aktivieren Sie "Anrufe von" → "Nicht im Telefonbuch"
• Bestimmter Rufnummernbereich: Aktivieren Sie "Anrufe von" → "Einzelne Rufnummer" und tragen Sie die Nummer ein (zum Beispiel 0301234)
• Anonyme Anrufer: Aktivieren Sie "Anrufe von" → "Ohne Rufnummer (Anonym)"

Wohin sollen Anrufe umgeleitet werden?

Im Abschnitt "Umleitung der Anrufe" wählen Sie das Weiterleitungsziel:

• Interner Anrufbeantworter: Aktivieren Sie "an Anrufbeantworter" und wählen Sie den gewünschten aus
• Externe Rufnummer (zum Beispiel Ihr Mobiltelefon): Aktivieren Sie "an Zielrufnummer", wählen Sie einen Telefonbucheintrag oder "nicht im Telefonbuch" und tragen Sie die Nummer ein
• Angeschlossenes Gerät: Aktivieren Sie "an Telefon" und wählen Sie das entsprechende Gerät

Art der Umleitung:

Wenn Sie "Anrufe an" gewählt haben, können Sie in der Auswahlliste "Art der Umleitung" festlegen, ob die Rufumleitung sofort, verzögert oder nur bei Besetzt greift, oder ob ein Parallelruf eingerichtet werden soll.

Wenn Sie die Option "Automatisch" bei "Eigene Rufnummer zur Umleitung" wählen, versucht die FRITZ!Box, die Rufweiterleitung direkt beim Telefonanbieter einzurichten. Dafür müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: keine Wahlregel oder Rufsperre für die Zielrufnummer, Anbieter unterstützt die externe Einrichtung, und bei "Art der Umleitung" ist "Sofort", "Verzögert" oder "bei Besetzt" gewählt.

Wichtig: Rufsperren für eingehende Anrufe greifen nicht mehr, wenn die Rufumleitung beim Anbieter eingerichtet wird. Ob die Umleitung beim Anbieter oder in der FRITZ!Box selbst eingerichtet wurde, lässt sich in der Oberfläche nicht direkt ablesen.

Klicken Sie abschließend auf "Übernehmen" und bestätigen Sie den Vorgang gegebenenfalls direkt an der FRITZ!Box.

Zeitsteuerung für automatische Rufumleitung / Anrufweiterleitung:

Besonders praktisch für Kanzleien: Die FRITZ!Box erlaubt es, Rufumleitungen zeitgesteuert zu aktivieren, zum Beispiel täglich ab 17 Uhr oder am Wochenende ganztags.

1. Klicken Sie auf "Telefonie" → "Rufbehandlung" → Registerkarte "Rufumleitung"
2. Aktivieren Sie "Rufumleitung zeitgesteuert an- und ausschalten"
3. Markieren Sie in der Wochenübersicht die Zeiten durch Klicken und Ziehen (mehrere Tage auf einmal möglich)
4. Aktivieren Sie in der Liste alle Rufumleitungen, für die die Zeitsteuerung gelten soll
5. Klicken Sie auf "Übernehmen"

Die Zeitsteuerung greift ab dem nächsten Schaltzeitpunkt. Falls die Rufumleitung direkt nach dem Einrichten noch nicht den gewünschten Zustand anzeigt, schalten Sie sie einmalig manuell um, die Zeitsteuerung läuft danach automatisch weiter.

Kanzlei-Tipp: Richten Sie eine feste Regel ein. Wochentags ab 17:30 Uhr und samstags ganztags werden alle Anrufe auf das Kanzleitelefon automatisch weitergeleitet, ohne manuelles Eingreifen jeden Abend.

Größere Kanzleien oder Kanzleien mit mehreren Mitarbeitern nutzen oft professionelle IP-Telefone. Diese Geräte bieten erweiterte Funktionen für Rufweiterleitung und Rufumleitung, direkt am Gerät oder über eine zentrale Weboberfläche.

SNOM-Telefone (z.B. D315, D375, D717, D785)

SNOM ist ein deutscher Hersteller und in deutschen Kanzleien besonders verbreitet.

Direkt am Gerät:

1. Drücken Sie die Menü-Taste
2. Navigieren Sie zu Einstellungen → Ruf-Funktionen → Rufumleitung
3. Wählen Sie den Typ: Immer / Bei Besetzt / Keine Antwort
4. Geben Sie die Zielrufnummer ein
5. Bestätigen Sie mit der OK-Taste

Viele SNOM-Modelle haben außerdem eine dedizierte DND/FWD-Taste. Ein längerer Druck auf diese Taste öffnet das Rufumleitungsmenü direkt, ohne mehrere Menüs zu durchlaufen.

Über die SNOM-Weboberfläche:

1. Öffnen Sie im Browser die IP-Adresse Ihres SNOM-Telefons (zu finden unter Einstellungen → Status → Netzwerk auf dem Display)
2. Navigieren Sie zu Preferences → Dialing
3. Richten Sie unter Forwarding die gewünschte Anrufweiterleitung oder Rufumleitung ein
4. Klicken Sie auf Apply

Yealink-Telefone (z.B. T31, T43U, T48U)

Direkt am Gerät:

1. Drücken Sie den Softkey "Menü"
2. Navigieren Sie zu "Leistungsmerkmale" → "Rufumleitung / Weiterleitungen"
3. Wählen Sie den gewünschten Typ:
- "Immer weiterleiten": jeder eingehende Anruf wird sofort weitergeleitet
- "Weiterleiten bei besetzt": Rufumleitung nur, wenn Ihre Nebenstelle belegt ist
- "Keine Antwort": Anrufweiterleitung, wenn Sie nicht abnehmen
4. Aktivieren Sie die gewählte Option mit der linken oder rechten Pfeiltaste
5. Drücken Sie die Pfeiltaste nach unten und geben Sie die Zielrufnummer ein, eine interne Durchwahl oder eine externe Rufnummer
6. Drücken Sie den Softkey "Speichern", die Rufumleitung ist jetzt aktiv

Alternativ per Sterncode (direkt in die Telefon-App eingeben wie eine Rufnummer):
- *71[Zielrufnummer]: Anrufweiterleitung "Immer" aktivieren (Beispiel: *7101377377)
- *72: Anrufweiterleitung "Immer" deaktivieren

Hinweis: Die Rufumleitung am Yealink-Gerät gilt nur für Ihre eigene Nebenstelle. Anrufe, die über eine Rufgruppe oder Agentengruppe eingehen, werden von dieser Einstellung nicht erfasst.

Über die Yealink-Weboberfläche:

1. Öffnen Sie die IP-Adresse des Telefons im Browser (abrufbar unter Menü → Status → Netzwerk)
2. Navigieren Sie zu Account → Advanced
3. Konfigurieren Sie die Rufweiterleitung oder Anrufumleitung unter Call Forward
4. Klicken Sie auf Confirm

Grandstream-Telefone (z.B. GXP2130, GXP2170)

Grandstream bietet an vielen Modellen eine dedizierte physische Taste für die schnelle Anrufweiterleitung.

Über die "Alle weiterleiten"-Taste:

Drücken Sie die Taste "Alle weiterleiten", geben Sie die Zielrufnummer ein und bestätigen Sie mit OK. Sobald die Rufumleitung aktiv ist, blinken die Leitungstasten 1 und 2 abwechselnd und zeigen das Umleitungsziel an. Zum Beenden der Rufweiterleitung drücken Sie dieselbe Taste, sie trägt jetzt die Bezeichnung "RWL abbrechen".

Über das Gerätemenü:

1. Drücken Sie Menü → Telefon → Anrufeinstellungen
2. Wählen Sie Anrufweiterleitung beziehungsweise Rufumleitung
3. Wählen Sie Typ und Zielrufnummer und bestätigen Sie

Über die Grandstream-Weboberfläche:

1. Öffnen Sie die IP-Adresse des Geräts im Browser
2. Navigieren Sie zu Account → Call Settings
3. Konfigurieren Sie die Rufweiterleitung unter Call Forward und speichern Sie

Neben der Einrichtung am Gerät können Sie die Rufweiterleitung oder Anrufumleitung auch direkt beim Anbieter im Netz schalten lassen. Das hat einen wichtigen Vorteil: Die Weiterleitung auf der Kanzleinummer funktioniert auch dann, wenn das Kanzleitelefon ausgeschaltet ist, keinen Empfang hat oder der Akku leer ist.

Telekom (Magenta Mobil und Festnetz)

Per GSM-Code (Code wie eine Rufnummer eingeben und Anruf-Button drücken):

**21*[Nummer]# Immer weiterleiten
**61*[Nummer]# Bei Nichtannahme
**67*[Nummer]# Bei Besetzt
##002# Alle Rufweiterleitungen / Anrufumleitungen löschen

Über die Mein Magenta App oder meinmagenta.de:

1. Wählen Sie Ihren Vertrag aus
2. Navigieren Sie zu Dienste → Rufumleitung
3. Konfigurieren Sie die Anrufweiterleitung nach Wunsch

Telekom-Festnetz (Speedport):

1. Öffnen Sie speedport.ip im Browser
2. Navigieren Sie zu Telefonie → Rufnummerneinstellungen
3. Richten Sie die Rufumleitung pro Kanzleinummer ein

Tipp für Telekom Business-Anschlüsse (MagentaBusiness): Hier stehen zeitgesteuerte Rufweiterleitungen zur Verfügung, ideal für die automatische Umschaltung nach Feierabend.

Vodafone

Per GSM-Code:

**21*[Nummer]# Sofortige Anrufweiterleitung
**61*[Nummer]# Bei Nichtannahme
**67*[Nummer]# Bei Besetzt
##002# Alle löschen

Über die MeinVodafone App oder meinvodafone.de:

1. Wählen Sie Ihre Rufnummer aus
2. Tippen Sie auf Dienste → Anruf-Extras
3. Aktivieren und konfigurieren Sie die Rufumleitung

Vodafone Festnetz / DSL:
Die Konfiguration erfolgt über die Weboberfläche Ihres Routers, meist eine FRITZ!Box im Vodafone-Netz. Nutzen Sie dafür die FRITZ!Box-Anleitung weiter oben.

O2 (Telefónica)

Per GSM-Code:

**21*[Nummer]# Sofort
**61*[Nummer]# Bei Nichtannahme
**67*[Nummer]# Bei Besetzt
##002# Alle Rufweiterleitungen / Anrufumleitungen löschen

Über die Mein O2 App oder meino2.de:

1. Gehen Sie zu Mein Vertrag → Dienste & Optionen
2. Wählen Sie Rufumleitung
3. Konfigurieren Sie nach Bedarf

Hinweis für O2 Business-Kunden: Erweiterte Einstellungen für Rufweiterleitungen auf Kanzleinummern sind im O2 Business-Portal verfügbar.

1&1

Per GSM-Code:

**21*[Nummer]# Immer weiterleiten
**61*[Nummer]# Bei Nichtannahme
**67*[Nummer]# Bei Besetzt
##002# Alles zurücksetzen

Über die Mein 1&1 App oder mein.1und1.de:

1. Navigieren Sie zu Ihrem Vertrag → Optionen
2. Wählen Sie Rufumleitung einrichten

1&1 Festnetz / VoIP (IONOS):

1. Melden Sie sich im IONOS Control-Center an (my.ionos.de)
2. Navigieren Sie zur Telefonie-Verwaltung Ihres Anschlusses
3. Konfigurieren Sie die Anrufweiterleitung dort

Eplus / Base, Congstar, klarmobil, Aldi Talk und andere MVNOs

Eplus und Base sind vollständig im O2-Netz aufgegangen, nutzen Sie die O2-Anleitung. Congstar, klarmobil, Aldi Talk und andere Anbieter nutzen die Netze von Telekom, Vodafone oder O2. Die GSM-Codes für Rufweiterleitung und Anrufumleitung funktionieren bei allen identisch. Für eine App- oder Web-Konfiguration nutzen Sie jeweils die App des jeweiligen Anbieters.

VoIP-Anlagen und SIP-Provider (3CX, Sipgate, Placetel, Starface)

Viele Kanzleien nutzen heute eine reine VoIP-Telefonanlage. Die Rufweiterleitung oder Anrufumleitung wird dort über die jeweilige Administrationsoberfläche eingerichtet.

3CX:
1. Melden Sie sich in der Weboberfläche an
2. Gehen Sie zu Erweiterungen → Ihre Durchwahl → Weiterleitungsregeln
3. Richten Sie Regeln ein, zum Beispiel "Nach 20 Sekunden → weiterleiten an [Mobilnummer]"

Sipgate:
1. Öffnen Sie app.sipgate.com
2. Gehen Sie zu Ihrer Rufnummer → Weiterleitung
3. Wählen Sie Typ, geben Sie die Zielrufnummer ein und speichern Sie

Sipgate bietet zudem eine zeitgesteuerte Anrufweiterleitung, ideal für die automatische Umschaltung zwischen Bürozeiten und Abendzeiten.

Für Placetel, Starface und Auerswald gilt: Der Menüpfad lautet meist Benutzer / Nebenstelle → Anrufregeln → Weiterleitung beziehungsweise Rufumleitung.

In der Praxis begegnen uns bei Kanzleien immer wieder dieselben Fehler:

1. Endlosschleifen durch falsche Weiterleitungsketten
Kanzleinummer A wird an Nummer B weitergeleitet, und Nummer B ist ebenfalls auf Nummer A umgeleitet. Das Ergebnis: ein Dauerklingeln im Kreis, das niemand bemerkt, bis ein Mandant frustriert aufgibt. Lösung: Die gesamte Weiterleitungskette vor der Aktivierung gedanklich durchspielen.

2. Rufweiterleitung auf eine volle oder deaktivierte Mailbox
Die Anrufweiterleitung leitet auf eine Mobilnummer weiter, aber deren Mailbox ist voll. Der Anrufer hört eine Fehlermeldung. Lösung: Zielnummer vor der Aktivierung kurz testen.

3. Falsche Rufnummernformate
Manche Geräte akzeptieren nur internationale Formate (+49...), andere nur lokale (030...). Wenn eine Rufweiterleitung nicht funktioniert, probieren Sie beide Varianten.

4. Rufumleitung vergessen zu deaktivieren
Nach dem Urlaub läuft die sofortige Anrufweiterleitung noch, Mandanten landen woanders. Lösung: Den Code ##002# als gespeicherte Kurzwahl anlegen.

5. Keine Rückmeldung an den Mandanten
Eine Rufweiterleitung oder Rufumleitung nützt nichts, wenn am Ende doch niemand abnimmt. Stellen Sie sicher, dass die Zielrufnummer tatsächlich erreichbar ist, oder richten Sie eine Lösung ein, die Anrufe auch bei Nichtannahme sinnvoll behandelt.