Telefonanlage für Anwälte: Anbieter und Einrichtung 2026

Viele frisch zugelassene Anwältinnen und Anwälte machen denselben Fehler: Sie geben ihre private Mobilnummer als Kanzleinummer an. Das spart kurzfristig Zeit und Geld. Langfristig schafft es drei Probleme.

Keine Trennung von Privat und Beruf. Mandantenanrufe am Sonntagabend, im Urlaub, beim Sport. Sie können nicht mehr steuern, wann Ihre Kanzlei offen ist.

Keine professionellen Funktionen. Keine zeitgesteuerten Ansagen, keine strukturierte Voicemail, keine Weiterleitungsregeln.

Ein schwächerer erster Eindruck. Eine Mobilnummer auf dem Briefpapier wirkt auf viele Mandanten weniger etabliert als eine Festnetznummer. Das mag unfair sein, es ist aber die Wahrnehmung.

Welche Nummernart passt?

Für Solo-Anwälte gibt es im Wesentlichen zwei sinnvolle Optionen:

• Lokale Festnetznummer (zum Beispiel 030 oder 089): die erste Wahl. Professionell, lokal verankert und dank VoIP trotzdem ortsunabhängig per App auf dem Smartphone nutzbar, ohne zweite SIM und ohne zweites Gerät.
• Geschäftliche Mobilnummer mit eigener SIM: als kurze Übergangslösung vertretbar, auf Dauer zu eingeschränkt.

Eine Telefonanlage, früher eine physische Box im Schaltkasten, heute meist eine Software in der Cloud, verbindet Telefone, regelt eingehende Anrufe und ermöglicht Funktionen wie Rufweiterleitung, Anrufbeantworter oder Zeitsteuerung. Für einen Solo-Anwalt klingt das zunächst überdimensioniert. Die Antwort liegt aber nicht im Gerät, sondern in den Funktionen: eine professionelle Kanzleinummer, die getrennt von der privaten Nummer läuft, strukturierte Weiterleitungsregeln, Voicemail-to-Email.

Unverzichtbar für jede Solo-Kanzlei

• Separate Kanzleinummer: eine lokale Festnetznummer mit Ortsvorwahl, klar getrennt von der privaten Mobilnummer
• Zeitsteuerung: unterschiedliches Verhalten innerhalb und außerhalb der Bürozeiten
• Rufweiterleitung: bei Nichtannahme, bei besetzt, sofort
• Voicemail mit professioneller Ansage: kein leeres Klingeln ins Leere
• App für das Smartphone: kein zweites Gerät, kein zweiter Vertrag
• DSGVO-konforme Datenspeicherung in Deutschland: für Kanzleien keine optionale Anforderung

Nützlich ab zwei Personen

• Mehrere Nebenstellen und Durchwahlnummern
• Gruppenruf, bei dem alle Telefone gleichzeitig klingeln
• Interne Gespräche kostenlos
• Besetztlampenfeld, sehen, ob ein Kollege gerade telefoniert

Für die meisten Solo-Anwälte nicht nötig

IVR-Menüs ("Drücken Sie die 1 für..."), Konferenzräume mit Scheduler, tiefe CRM-Integrationen, all das ist für eine frisch gegründete Solo-Kanzlei weit über dem tatsächlichen Bedarf. Wählen Sie zunächst das Minimum, das funktioniert. Skalieren können Sie später.

Analog und ISDN: technisch überholt

Lange Zeit war ISDN (Integrated Services Digital Network) der Standard in deutschen Kanzleien. Es ermöglichte mehrere parallele Gespräche über eine Leitung und bessere Sprachqualität als rein analoge Anschlüsse.

Doch ISDN ist heute faktisch abgeschafft. Die Telekom hat seit 2018 alle ISDN-Anschlüsse auf All-IP umgestellt. Kein deutscher Anbieter nimmt heute noch neue ISDN-Aufträge entgegen. Falls Sie in einem geerbten Kanzleibüro oder bei einem älteren Vermieter auf ISDN-Hardware stoßen, ignorieren Sie sie. Das ist totes Eisen.

Analoges Festnetz, die klassische Kupferleitung, existiert zwar noch punktuell, wird aber ebenfalls schrittweise abgebaut. Für eine neu gegründete Kanzlei ist beides weder eine Option noch eine Überlegung wert.

VoIP: der einzige sinnvolle Standard 2026

VoIP (Voice over IP) ist heute der technische Unterbau jedes modernen Telefonanschlusses, ob Sie es wissen oder nicht. Selbst der klassische Telekom-Festnetzanschluss für Geschäftskunden läuft technisch über IP.

Das Prinzip: Ihre Stimme wird digital über die Internetleitung übertragen, genau wie eine E-Mail, nur in Echtzeit. Die Qualität ist bei stabiler Internetverbindung mindestens gleichwertig mit klassischer Festnetztelefonie, oft besser. Und der entscheidende Vorteil für Solo-Anwälte: VoIP löst Ihre Telefonnummer von einem physischen Ort. Sie sind unter Ihrer Kanzleinummer erreichbar, ob im Büro, beim Mandanten, im Homeoffice oder unterwegs. Alles, was Sie brauchen, ist eine App auf dem Smartphone.

Option 1: Telekom Business DSL Start, Internet und Telefonie aus einer Hand

Wenn Sie für Ihre Kanzlei ohnehin einen neuen Internetanschluss benötigen, ist der Telekom Business DSL Start ein möglicher Ausgangspunkt. Er richtet sich explizit an Geschäftskunden, also nicht an Privathaushalte.

Was ist enthalten:

• Internetzugang ab 50 Mbit/s
• VoIP-Telefonanschluss mit 3 Rufnummern inklusive
• Festnetz-Flatrate ins deutsche Festnetz
• 2 Sprachkanäle gleichzeitig (also 2 parallele Telefonate möglich)
• Integrierter WLAN-Router

Preis (Stand Mai 2026, netto):

• Aktionspreis erste 6 Monate: 9,95 Euro pro Monat
• Ab dem 7. Monat: 44,95 Euro pro Monat
• Quelle: geschaeftskunden.telekom.de, Mai 2026

Für wen geeignet: Ein Solo-Anwalt führt selten mehr als ein Telefonat gleichzeitig, die 2 Sprachkanäle reichen also. Die 3 Rufnummern sind mehr als genug. Wer gleichzeitig einen neuen Büro-Internetanschluss braucht und Wert auf Telekom-Zuverlässigkeit mit 24/7-Business-Support legt, fährt mit Business DSL Start gut.

Wichtige Einschränkung: Der Tarif ist an den Kanzleistandort gebunden. Telefonieren per App von unterwegs ist über zusätzliche Telekom-Dienste möglich, aber extra. Wenn Sie primär mobil erreichbar sein wollen, sind dedizierte VoIP-Anbieter flexibler. Außerdem: 24 Monate Mindestlaufzeit.

Option 2: Sipgate Business S, Empfehlung für flexible Solo-Anwälte

Sipgate ist der älteste deutsche VoIP-Anbieter, gegründet in Düsseldorf, mit ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren ausschließlich in Deutschland.

Tarife im Überblick (Stand Mai 2026, netto, pro Nutzer und Monat):

Quelle: sipgate.de/preise, Mai 2026

Empfehlung: Business S als Einstieg. Zu 0,84 Cent pro Minute ins Festnetz sind 100 Gesprächsminuten im Monat günstiger als jede Flatrate. Erst wenn Sie regelmäßig mehr als etwa 2.000 Minuten pro Monat telefonieren, lohnt sich das Upgrade auf Business L.

Was Sipgate auszeichnet:

• App für iOS und Android: Kanzleinummer auf dem persönlichen Smartphone, ohne zweites Gerät
• Separater Klingelton für Kanzleianrufe konfigurierbar
• Zeitgesteuertes Routing direkt im Web-Interface, Bürozeiten vs. Abends in wenigen Klicks
• Rufnummernmitnahme kostenlos
• Monatlich kündbar
• Server in Deutschland, ISO 27001 zertifiziert, DSGVO-konform

Einschränkung: Sipgate Business erfordert mindestens 2 Nutzer. Als echter Einzelnutzer zahlen Sie also für zwei Plätze (25,90 Euro pro Monat für Business S), nutzen aber nur einen aktiv. Wer das vermeiden will, findet bei Placetel günstigere Einzelnutzer-Optionen.

Option 3: Placetel Voice + Allnet-Flat, günstigster Einstieg

Placetel (seit 2024 Teil der Gamma Placetel GmbH, Cisco-Infrastruktur) ist besonders für echte Einzelnutzer interessant.

Tarife im Überblick (Stand Mai 2026, pro Nutzer und Monat):

Quelle: placetel.de/preise, Mai 2026

Was Placetel auszeichnet:

• Günstigster echter Einstieg ohne Mindestnutzerzahl
• 30 Tage kostenlos testen
• Über 150 Telefonanlage-Funktionen auch im Einstiegstarif
• DATEV-Integration verfügbar
• App für iOS und Android
• DSGVO-konform, Hosting in Deutschland

Fazit: Für sehr kostenbewusste Solo-Anwälte ist Placetel Voice + Allnet-Flat für 9,90 Euro pro Monat schwer zu schlagen. Die Einrichtung ist etwas technischer als bei Sipgate, aber mit der Placetel-Dokumentation gut zu bewältigen.

Option 4: Zweite SIM-Karte als Übergangslösung

Einige frisch zugelassene Anwälte lösen das Problem kurzfristig mit einer zweiten SIM-Karte. Das kostet ab 10 Euro pro Monat bei Anbietern wie Congstar oder 1&1 und trennt zumindest Privat von Geschäftlich.

Warum das langfristig keine gute Lösung ist:

• Mobilnummer wirkt weniger etabliert als eine lokale Festnetznummer
• Keine zeitgesteuerten Weiterleitungsregeln möglich
• Keine professionellen Ansagen
• Wenn das Handy aus ist: keine Erreichbarkeit, kein Fallback

Fazit: Akzeptable Notlösung für die ersten Wochen. Kein dauerhaftes Setup.

Unsere Empfehlung für die meisten neu zugelassenen Solo-Anwälte: Sipgate Business S oder Placetel Voice + Allnet-Flat. Beide bieten in wenigen Minuten eine professionelle Kanzleinummer, vollständige App-Nutzung auf dem vorhandenen Smartphone und alle relevanten Weiterleitungsfunktionen, monatlich kündbar, ohne Hardware-Investition, DSGVO-konform.

Einrichtung: Was Sie am ersten Tag tun

1. Konto beim Anbieter anlegen und die Kanzleinummer bestellen.
2. Die App auf dem Smartphone installieren.
3. Einen eigenen Klingelton für Kanzleianrufe einstellen, damit Sie Kanzlei und Privates am Klang unterscheiden.
4. Einen Testanruf auf die eigene Nummer machen: Läuft alles durch?
5. Die Weiterleitungsregeln einrichten, siehe nächster Abschnitt.

Unabhängig vom Anbieter, diese vier Regeln sollten vom ersten Tag an aktiv sein. Die Einrichtung dauert je nach Anbieter 15 bis 30 Minuten.

Zeitsteuerung: Bürozeiten klar definieren

Außerhalb Ihrer Bürozeiten klingelt das Telefon nicht einfach ins Leere, stattdessen läuft automatisch eine professionelle Ansage. Der Anrufer weiß, wann er zurückrufen kann, oder kann eine Nachricht hinterlassen.

Beispiel-Ansage: "Sie haben die Kanzlei [Name] erreicht. Unsere Bürozeiten sind Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Rückrufnummer und Ihr Anliegen, wir melden uns am nächsten Werktag bei Ihnen."

Bei besetzt weiterleiten

Wenn Sie telefonieren, landet ein zweiter Anrufer direkt auf der Voicemail. Kein störendes Anklopfen während eines laufenden Mandantengesprächs, kein schlechter erster Eindruck.

GSM-Code zur manuellen Einrichtung: **67*Zielrufnummer#, einfach wie eine Rufnummer wählen.

Bei Nichtannahme nach 20 Sekunden

Wenn Sie nicht abnehmen, greift nach etwa 4 Klingelzeichen automatisch die Voicemail oder eine konfigurierte Weiterleitung. Der Anrufer landet nicht in einer endlosen Klingelschleife.

GSM-Code zur manuellen Einrichtung: **61*Zielrufnummer#

Urlaubsmodus

Vor jedem Urlaub: Sofortige Weiterleitung auf eine Abwesenheitsansage mit konkreten Angaben, wann Sie zurück sind.

Beispiel-Ansage: "Die Kanzlei [Name] ist vom [Datum] bis [Datum] geschlossen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Rückrufnummer, wir melden uns ab dem [Datum]."

GSM-Code zur manuellen Einrichtung: **21*Zielrufnummer#. Weitere Ansagetexte finden Sie in unseren Vorlagen für Telefonnotiz und Ansagen. LexDial hat dafür einen Urlaubsmodus, der Anrufer bis zu dem Enddatum informiert, das Sie festlegen.

Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung aller Weiterleitungsregeln, auf iPhone, Android, FRITZ!Box, Sipgate und Placetel, finden Sie in unserem Blog Rufumleitung einrichten in der Kanzlei.

Das ist die Alltagsfrage, die in keinem Lehrbuch steht: Was passiert mit einem Anruf, während Sie in der mündlichen Verhandlung sitzen?

Im Gericht

Im Sitzungssaal ist das Telefon aus. Kein Abnehmen, kein Zurückrufen. In dieser Zeit sollte Folgendes passieren:

• Alle eingehenden Anrufe landen auf einer professionellen Ansage oder bei einem Ziel, das sie annimmt.
• Der Anrufer kann sein Anliegen hinterlassen.
• Nach der Verhandlung sehen Sie, wer angerufen hat, und rufen nach Dringlichkeit zurück.

Praktisch erledigt das die Umleitung bei Nichtannahme nach 20 Sekunden. Richten Sie zusätzlich Voicemail-to-Email ein: Sprachnachrichten kommen dann als Audiodatei ins Postfach, und Sie hören sie in der Pause ab.

Im Mandantengespräch

Während eines Mandantengesprächs darf das Telefon nicht klingeln. Zwei Wege:

• Bitte-nicht-stören-Modus: Alle Anrufe gehen sofort auf die Voicemail oder das Umleitungsziel. Die meisten VoIP-Apps haben dafür einen eigenen Knopf.
• Besetzt-Umleitung: Führen Sie gerade ein Gespräch über die App, greift sie automatisch.

Gewöhnen Sie sich an, vor jedem Mandantengespräch kurz den Bitte-nicht-stören-Modus zu aktivieren. Das dauert zwei Sekunden und schützt das Gespräch.

Unterwegs und beim Außentermin

Können Sie nicht sofort abnehmen, greift nach vier Klingelzeichen die Umleitung bei Nichtannahme. Der Anrufer hört eine Ansage, hinterlässt sein Anliegen und weiß, dass sich jemand meldet. Das ist deutlich besser als ein Klingeln, das einfach abbricht.

Eine Weiterleitungsregel auf die Voicemail schützt Ihren Feierabend. Aber sie löst ein anderes Problem nicht: Was passiert mit dem potenziellen Mandanten, der nicht auf die Mailbox spricht?

Viele Anrufer sprechen nicht aufs Band, sondern legen auf. Und weil juristische Anliegen für Anrufer dringend wirken, ruft, wer bei Ihnen auf die Mailbox trifft, oft im nächsten Moment die nächste Kanzlei an. Die US-Verbraucherumfrage von FindLaw zeigt die Richtung: 2024 kontaktierten 59 Prozent der Befragten vor der Beauftragung nur eine einzige Kanzlei, und der häufigste Grund, sich doch für eine andere zu entscheiden, war eine zu langsame Antwort (FindLaw, 2024).

Das bedeutet: Eine professionelle Ansage ist besser als gar nichts. Aber sie ist kein Mandantensicherungssystem.

Was hilft

Eine Möglichkeit ist eine Sekretariatskraft oder ein externer Telefonservice, der Anrufe in Ihrer Abwesenheit entgegennimmt. Einen Vergleich der verschiedenen Optionen, von der Teilzeit-Sekretärin bis zum virtuellen Sekretariat, finden Sie in unserem Blog Telefonservice für Rechtsanwälte.

Wenn Sie häufig nicht erreichbar sind, beim Gericht, im Mandantengespräch, am Wochenende, lohnt sich ein Blick auf einen KI-Telefonassistenten als zweite Auffanglinie. Er nimmt Anrufe an, erfasst das Anliegen strukturiert, markiert die Dringlichkeit und legt Ihnen eine Notiz hin, statt dass Mandate an der Voicemail scheitern. Eine neue Telefonanlage brauchen Sie dafür nicht: Er legt sich über die vorhandene.

Nummer und Anschluss

• Eigene Kanzleinummer bestellen, am besten eine Festnetznummer über VoIP
• Anbieter auswählen
• App auf dem Smartphone einrichten
• Eigenen Klingelton für Kanzleianrufe aktivieren
• Testanruf auf die eigene Nummer durchführen

Weiterleitungsregeln

• Bürozeiten festlegen und die Zeitsteuerung einrichten
• Umleitung bei Nichtannahme nach 20 Sekunden aktivieren
• Umleitung bei Besetzt aktivieren
• Professionelle Ansage aufnehmen: Name, Bürozeiten, Bitte um Rückrufnummer
• Voicemail-to-Email aktivieren

Sonderfälle

• Urlaubsumleitung einmal testen
• Den Bitte-nicht-stören-Knopf in der App finden und üben
• Den Code ##002# als Kurzwahl speichern, er löscht alle Umleitungen auf einmal

Nach außen

• Kanzleinummer auf Visitenkarte, Briefpapier und in die E-Mail-Signatur
• Kanzleinummer im Google-Unternehmensprofil eintragen
• Kanzleinummer bei der Rechtsanwaltskammer aktualisieren