KI für Anwälte: der Überblick für die Kanzlei

Wenn heute von KI die Rede ist, sind meist Sprachmodelle gemeint: Software, die Text versteht und erzeugt. Dazu kommen Spracherkennung, die aus Gesprochenem Text macht, und Sprachausgabe, die Text spricht. Aus diesen Bausteinen entstehen die Werkzeuge, die in Kanzleien auftauchen:

• Assistenten für Text: zusammenfassen, umformulieren, Entwürfe schreiben, Fragen zu einem Dokument beantworten.
• Recherchewerkzeuge: Rechtsprechung und Literatur durchsuchen und die Treffer aufbereiten.
• Dokumentenanalyse: große Mengen an Verträgen oder Akten sichten und markieren, was auffällt.
• Transkription: Diktate, Besprechungen und Telefonate in Text verwandeln.
• Telefonie: Anrufe annehmen, nachfragen und das Anliegen schriftlich festhalten.

Allen gemeinsam ist, dass sie Muster in Sprache erkennen und fortsetzen. Sie verstehen Recht nicht so, wie ein Jurist es versteht, und sie können sich irren, auch wenn das Ergebnis überzeugend klingt. Daraus folgt der wichtigste Grundsatz für jeden Einsatz in der Kanzlei: Ein Mensch prüft das Ergebnis.

Recherche und Dokumente

Für Recherche und Dokumentenarbeit ist der Nutzen dort am größten, wo viel gelesen werden muss: in der Due Diligence, bei umfangreichen Akten, bei der ersten Orientierung in einem fremden Rechtsgebiet. Die KI bereitet vor, der Anwalt bewertet. Besonders wichtig ist die Kontrolle bei Fundstellen: Sprachmodelle können Entscheidungen und Zitate erfinden, die es nicht gibt. Welche Aufgaben sich dafür eignen und welche nicht, ordnet unser Artikel KI-Anwalt: Hype oder Revolution? ein.

Abläufe und Organisation

Viel Zeit geht in Kanzleien nicht bei der juristischen Arbeit verloren, sondern daneben: bei eingehender Kommunikation, bei Rückfragen, bei Dokumenten, die gesucht werden. Wie Sie diese Zeitfresser finden und in welcher Reihenfolge Sie sie angehen, beschreibt der Artikel Workflow-Optimierung in der Kanzlei. Fristen gehören dabei in die Kanzleisoftware, nicht in ein Sprachmodell.

Telefon und Mandantenannahme

Am Telefon ist KI in Kanzleien schon heute ein fertiges Werkzeug. Ein KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe an, spricht in natürlicher Sprache mit dem Anrufer und hält das Anliegen schriftlich fest. Anders als ein Anrufbeantworter führt er ein Gespräch: Er fragt nach, ordnet ein und übergibt eine Notiz statt einer Sprachnachricht. Wie das in konkreten Situationen aussieht, zeigen unsere Praxisbeispiele, und was hinter der Technik steckt, erklärt der Artikel zur KI-Telefonanlage.

Keine Rechtsberatung durch die Maschine

Rechtsdienstleistungen sind in Deutschland durch das Rechtsdienstleistungsgesetz geregelt und im Kern Rechtsanwälten vorbehalten. Ein Werkzeug in der Kanzlei unterstützt die anwaltliche Arbeit, es ersetzt sie nicht. Für KI am Telefon heißt das: Sie nimmt auf und ordnet ein. Beraten tut der Anwalt.

Fehler, die überzeugend klingen

Sprachmodelle formulieren flüssig, auch wenn sie falsch liegen. Das ist gefährlicher als ein offensichtlicher Fehler. Jede Fundstelle, jede Zahl und jede rechtliche Aussage aus einer KI gehört vor der Verwendung geprüft.

Die Verantwortung bleibt beim Anwalt

Wer ein Werkzeug einsetzt, bleibt für das Ergebnis verantwortlich. Das spricht nicht gegen KI, aber für klare Regeln in der Kanzlei: wofür sie eingesetzt wird, wer prüft, und wie das dokumentiert wird.

Wo ein Mensch besser ist

Bei langjährigen Mandanten, die ihre Ansprechpartnerin kennen. Bei Gesprächen, die aus dem Rahmen fallen. Bei allem, wofür Vertrauen wichtiger ist als Geschwindigkeit. Eine gute KI-Lösung weiß das und lässt Raum dafür, etwa indem bestimmte Nummern direkt zum Menschen durchgestellt werden.

*Die folgenden Absätze geben den Inhalt der Vorschriften allgemein wieder und sind keine Rechtsberatung. Die berufsrechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihnen.*

Verschwiegenheit

Informationen aus dem Mandat unterliegen der anwaltlichen Verschwiegenheit. § 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung fremder Geheimnisse durch Berufsgeheimnisträger unter Strafe und regelt, unter welchen Voraussetzungen mitwirkende Personen einbezogen werden dürfen. § 43e BRAO regelt, unter welchen Voraussetzungen Rechtsanwälte Dienstleister in Anspruch nehmen dürfen, unter anderem mit einer Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit. Für jedes KI-Werkzeug, das Mandatsinhalte verarbeitet, stellt sich deshalb dieselbe Frage wie beim externen Schreibbüro.

Datenschutz

Verarbeitet ein Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag der Kanzlei, verlangt Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu kommen die Fragen, wo die Daten verarbeitet werden, ob sie in Drittländer gehen und ob der Anbieter sie für das Training eigener Modelle verwendet.

AI Act

Mit dem AI Act hat die EU erstmals umfassende Regeln für KI-Systeme geschaffen. Die Verordnung ordnet Systeme nach Risikoklassen und gilt gestaffelt. Für Kanzleien als Anwender stehen vor allem zwei Pflichten im Blick: Wer KI-Systeme einsetzt, soll dafür sorgen, dass das eigene Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt (Art. 4). Und bei Systemen, die mit Menschen interagieren, sollen diese erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen (Art. 50). Maßgeblich sind die jeweils geltenden Fristen; der Zeitplan einzelner Pflichten war auf EU-Ebene Gegenstand von Änderungsvorschlägen.

Checkliste für jedes KI-Werkzeug

• Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor
• Verpflichtung des Anbieters zur Verschwiegenheit, schriftlich
• Zusage, dass Ihre Daten nicht zum Training verwendet werden
• Verarbeitungsorte und mögliche Drittlandübermittlungen sind bekannt
• Verschlüsselung der gespeicherten Daten
• Löschung auf Wunsch und nach Vertragsende
• Klare interne Regel: wofür das Werkzeug genutzt wird und wer prüft
• Bei Kontakt mit Dritten: Die KI gibt sich als KI zu erkennen

Was nie in ein öffentliches Chat-Werkzeug gehört

Viele Menschen nutzen frei verfügbare KI-Chats privat. In der Kanzlei ist Vorsicht geboten: Wer einen Schriftsatz mit Namen, Aktenzeichen und Sachverhalt in ein Werkzeug kopiert, für das kein Vertrag besteht, gibt Mandatsinhalte an einen Dritten weiter. Legen Sie deshalb eine einfache Regel fest: Mandatsbezogene Inhalte nur in Werkzeuge, für die die Checkliste oben erfüllt ist. Für alles andere, etwa allgemeine Formulierungshilfen ohne Mandatsbezug, reicht eine anonymisierte Eingabe.

1. Eine Aufgabe wählen, nicht eine Technologie

Beginnen Sie nicht mit der Frage "Welche KI sollen wir nehmen?", sondern mit "Wo verlieren wir am meisten Zeit oder am meisten Mandate?". Gute erste Kandidaten sind Aufgaben mit drei Eigenschaften: Sie kommen oft vor, ihr Ergebnis lässt sich leicht prüfen, und sie verlangen keine rechtliche Bewertung.

2. Klein anfangen und messen

Führen Sie ein Werkzeug für einen Bereich ein und geben Sie ihm vier bis sechs Wochen. Messen Sie vorher und nachher, was sich ändert: gewonnene Zeit, angenommene Anrufe, Rückfragen. Erst dann folgt der nächste Bereich.

3. Das Team mitnehmen

KI-Werkzeuge scheitern selten an der Technik, häufiger daran, dass niemand sie nutzt. Beteiligen Sie die Menschen, die täglich damit arbeiten, von Anfang an. Das ist auch das, was der AI Act mit KI-Kompetenz meint: wissen, was das Werkzeug kann, was nicht, und wann man ihm nicht trauen sollte.

Das Telefon erfüllt die drei Bedingungen für einen guten Einstieg besonders gut. Anrufe kommen jeden Tag. Das Ergebnis, eine Notiz, lässt sich in Sekunden prüfen. Und die Aufgabe verlangt keine rechtliche Bewertung: Der Assistent nimmt auf, ordnet ein und markiert die Dringlichkeit, beraten tut der Anwalt.

LexDial ist die Mandantenannahme für Kanzleien: KI-Telefonie und KI-Sekretariat für Anwälte. Der Assistent stellt sich als KI vor und bittet um Einwilligung, bevor das Gespräch inhaltlich beginnt. Er erkennt, wer anruft, stellt die Fragen zur Fallart, stellt Notfälle an eine hinterlegte Nummer durch und legt eine Notiz mit Wortlaut hin. Er gibt keine Rechtsberatung, vergibt keine Termine in Ihrem Namen und gibt keine Auskunft zur Akte. Gespeichert wird verschlüsselt mit einem eigenen Schlüssel je Kanzlei, die KI-Modelle werden nicht mit Ihren Gesprächsdaten trainiert, und den Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Sie im Onboarding. Mehr dazu auf unserer Seite zur Sicherheit.