Der KI-Telefon­assistent, für Kanzleien erklärt.

Die meisten kennen Telefonsysteme aus Hotlines: „Drücken Sie 1 für Termine, 2 für allgemeine Anfragen.“ Solche Sprachmenüs folgen einem festen Entscheidungsbaum. Beim ersten Anliegen, das nicht vorgesehen ist, sind sie am Ende.

Ein KI-Telefonassistent arbeitet anders. Er versteht nicht einzelne Schlüsselwörter, sondern den Zusammenhang. Wer „Ich habe eine Kündigung bekommen“ sagt, meint etwas anderes als jemand, der selbst kündigen will. Der Assistent reagiert auf unerwartete Formulierungen, stellt Rückfragen und führt das Gespräch dorthin, wo die Informationen stehen, die Sie für den Rückruf brauchen.

Für den Anrufer fühlt sich das an wie ein Gespräch mit einem aufmerksamen Sekretariat. Er muss nicht wissen, was die Kanzlei braucht. Er wird danach gefragt.

Für dieselbe Sache kursieren viele Namen. KI-Telefonie ist der Oberbegriff: Telefonate, in denen eine künstliche Intelligenz auf der einen Seite spricht. Telefon-KI und KI-Telefon meinen meist dasselbe, oft mit Blick auf die Technik. Telefonassistent und KI-Telefonassistent beschreiben die Aufgabe: Anrufe annehmen, nachfragen, festhalten.

Eine KI-Telefonanlage klingt nach neuer Hardware, ist es aber meist nicht. Gemeint ist in der Regel eine Software-Schicht über der vorhandenen Rufnummer, in der ein KI-Telefonassistent die Anrufannahme übernimmt. Die Anlage, die in der Kanzlei steht, bleibt. Anrufe werden per Weiterleitung umgelenkt: dauerhaft, außerhalb der Bürozeiten oder wenn nach einigen Klingeltönen niemand abnimmt. Wie sich eine KI-Telefonanlage von klassischer Anlage und Sprachmenü unterscheidet und welche Szenarien es im Kanzleialltag gibt, steht ausführlich im Beitrag KI-Telefonanlage für Kanzleien.

Der KI-Anrufbeantworter ist technisch dasselbe wie ein KI-Telefonassistent. Der Name betont den Einsatz außerhalb der Bürozeiten. Mehr dazu unter KI-Anrufbeantworter. Und wer vom KI-Sekretariat spricht, meint den Assistenten in seiner Rolle für die Kanzlei: die telefonische Mandantenannahme.

Jeder Anruf landet mit seiner Notiz in Ihrer Liste, auf dem Rechner wie auf dem Telefon. Neumandant, Bestandsmandant, Gericht, Gegenseite und Werbung sind eingeordnet, bevor Sie die Notiz lesen. Sie suchen nach Nummer, Inhalt, Status oder Datum und filtern nach Rechtsgebiet, Dringlichkeit und Zeitraum.

Neben der Zusammenfassung steht das ganze Gespräch im Wortlaut, sofern der Anrufer eingewilligt hat. Die Notiz ist immer auf Deutsch, der Wortlaut bleibt im Original. Eine Übersicht zeigt Anrufe, Einwilligungsrate, Stoßzeit und Gesprächsminuten. Auf Wunsch kommt jeden Sonntagabend eine Zusammenfassung der Woche.

In Ihre Abläufe kommen die Anrufe über den Export als CSV, Excel oder PDF oder über die API mit Webhooks, die in jedem Tarif enthalten ist. LexDial arbeitet neben Ihrer Kanzleisoftware, nicht in ihr. Fertige Connectoren zu einzelnen Kanzleiprogrammen gibt es nicht. Alle Funktionen einzeln stehen unter Produkt.

Ein KI-Telefonassistent ist ein ausdauernder Erstansprechpartner, der Informationen strukturiert sammelt. Er ist kein Anwalt. Er beurteilt nicht, ob eine Kündigung wirksam ist, und er gibt keine Einschätzung zu Erfolgsaussichten. Er nimmt das Anliegen auf und sorgt dafür, dass es bei Ihnen ankommt.

Er ersetzt auch keine gewachsene Beziehung. Ein langjähriger Mandant, der die Stimme im Sekretariat kennt, merkt, dass eine KI abnimmt. Für diese Anrufe gibt es die Liste bekannter Nummern: Sie werden direkt zu Ihnen durchgestellt, ohne KI-Begrüßung. Und bei einem Gespräch, das aus dem Rahmen fällt, etwa einem Sachverhalt quer zu allen Rechtsgebieten, improvisiert ein erfahrener Mensch besser als jedes System.

Und er vergibt keine Termine in Ihrem Namen, schließt keine Verträge und gibt keine Auskunft zum Stand einer Akte. Wer danach fragt, bekommt keine Auskunft. Sie bekommen eine Notiz. Das ist Absicht: Diese Entscheidungen gehören in die Kanzlei.

Einzelanwälte führen ihre Kanzlei allein und sind zwischen Mandanten- und Gerichtsterminen oft nicht erreichbar. Für sie deckt ein KI-Telefonassistent die Grunderreichbarkeit ab, ohne dass eine Stelle besetzt werden muss.

Fachkanzleien brauchen am Telefon die Fragen ihres Fachgebiets. Sie legen fest, welche Rechtsgebiete der Assistent annimmt, und jede Fallart lässt sich anpassen oder pausieren.

Kanzleien mit Sekretariat nutzen ihn meist ergänzend: Das Team behält die Kernzeiten und die Bestandsmandanten, der Assistent übernimmt Abende, Wochenenden, Urlaub und Spitzen. In Bürogemeinschaften erhält jeder Anwalt seinen eigenen Assistenten, mit eigenem Schlüssel.

Bei sehr wenigen Anrufen lohnt sich dagegen oft gar keine Software. Dann genügt eine gut eingerichtete Weiterleitung auf das Mobiltelefon.

Wer Mandantenanrufe annimmt, verarbeitet Daten, die unter die anwaltliche Verschwiegenheit fallen. Das gilt für einen Menschen im Telefonservice genauso wie für eine Software. Für die Verarbeitung durch einen Dienstleister braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. § 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung anvertrauter Geheimnisse unter Strafe, auch dann, wenn die Anrufannahme ausgelagert ist.

Bei LexDial erhält jede Kanzlei den Auftragsverarbeitungsvertrag im Onboarding. Anrufernummer, Wortlaut und Notiz werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert, mit einem eigenen Schlüssel je Kanzlei. Die eingesetzten KI-Modelle werden nicht mit Ihren Gesprächsdaten trainiert. Vor jedem Gespräch fragt der Assistent nach der Einwilligung.

Die technischen Einzelheiten stehen unter Sicherheit. Was die Normen sagen, erklären § 203 StGB und DSGVO in der Kanzlei. Das ist keine Rechtsberatung; die berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.