Telefon­sekretariat oder KI-Sekretariat?

Beim klassischen Telefonsekretariat nehmen Menschen ab. Sie arbeiten beim Dienstleister, meist in Schichten, und betreuen in der Regel mehrere Auftraggeber parallel. Für Ihre Kanzlei hinterlegen Sie vorab, was zu tun ist: welche Angaben erfragt werden, wer durchgestellt wird, was in die Notiz gehört. Nach jedem Gespräch kommt die Notiz per E-Mail, App oder Portal.

Die Stärke dieses Modells ist der Mensch. Eine geschulte Stimme ist persönlich und kann improvisieren, wenn ein Gespräch aus dem Rahmen fällt. Manche Dienste vergeben auch Termine, wenn ein Kalenderzugriff eingerichtet ist. Es gibt Anbieter, die ausschließlich Kanzleien betreuen und ihre Mitarbeitenden juristisch schulen. Die sind deutlich näher am Bedarf einer Kanzlei als ein allgemeiner Callcenter-Tarif, kosten aber auch entsprechend.

Die Grenzen liegen woanders: Erfasst wird, was im Skript steht. Randzeiten und 24/7 gibt es meist gegen Aufpreis. Parallele Anrufe sind begrenzt, und die Rechnung steigt mit jeder Minute.

Beim KI-Sekretariat nimmt ein KI-Telefonassistent ab. Er meldet sich mit dem Namen Ihrer Kanzlei, stellt sich als KI-Assistenz vor und fragt nach der Einwilligung. Dann erkennt er, wer anruft, und stellt einem Neumandanten die Fragen der erkannten Fallart: bei einer Kündigung zuerst den Zugang, bei einer Abmahnung die gesetzte Frist.

Er ist durchgehend erreichbar, auch wenn mehrere Anrufe zugleich eingehen. Erkennt er einen Notfall, stellt er sofort an eine hinterlegte Nummer durch. Nach dem Gespräch liegt eine Notiz in Ihrer Liste: Anliegen, Rechtsgebiet, Dringlichkeit, Kontakt, Rückrufwunsch und, wenn der Anrufer eingewilligt hat, der Wortlaut.

Stimme, Begrüßung und Rechtsgebiete legen Sie im Onboarding-Gespräch mit Ihrem Concierge fest; 30 Stimmen stehen zur Wahl. Was er nicht tut: beraten, Termine vergeben, Auskunft zur Akte geben. Und eine vertraute Stimme ersetzt er nicht. Wer ihn anruft, weiß, dass er mit einer KI spricht.

Die Begriffe für dasselbe Modell sind zahlreich. Sekretariatsservice und Telefonsekretariat beschreiben einen Dienst, der für Sie ans Telefon geht. Virtuelles Sekretariat und virtuelle Sekretärin betonen, dass niemand in Ihrer Kanzlei sitzt. Gemeint ist in allen Fällen ein Dienstleister, dessen Mitarbeitende sich mit Ihrem Kanzleinamen melden.

Telefonsekretärin ist die ältere Bezeichnung für die Person, die in einer Kanzlei vor allem die Anrufe annimmt. Heute übernimmt diese Rolle meist eine Sekretariatskraft neben anderen Aufgaben, ein externer Telefonservice oder, ergänzend, ein KI-Telefonassistent.

Das KI-Sekretariat ist die jüngste Form. Hier geht kein Mensch ans Telefon, sondern eine KI, die ein Gespräch führt und eine Notiz schreibt. Ob das für Ihre Kanzlei passt, hängt weniger am Begriff als an Ihren Anrufen.

Die Frage wird oft als Entweder-oder gestellt. In der Praxis kombinieren viele Kanzleien. Das eigene Sekretariat übernimmt die Kernzeiten, komplexe Anrufe, Bestandsmandanten mit persönlicher Bindung und alles, was nahe am Kanzleialltag liegt. Die KI fängt Randzeiten und Spitzen ab: vor und nach den Bürozeiten, am Wochenende, in der Mittagspause, bei Urlaub und Krankheit und wenn mehrere Anrufe zugleich eingehen.

Bekannte Nummern werden dabei direkt zu Ihnen durchgestellt, ohne KI-Begrüßung. Wer Sie persönlich erreichen soll, erreicht Sie. Die übrigen Anrufe landen mit Notiz in der Liste, die das Sekretariat am Morgen abarbeitet.

Der Einstieg geht in Stufen: erst nur die Randzeiten, dann der Überlauf, wenn tagsüber niemand abnimmt, zuletzt auf Wunsch der Erstkontakt für neue Anfragen.

Der Minutenpreis eines Telefonsekretariats ist nicht die Monatsrechnung. Zur Grundgebühr von 0 bis rund 190 € kommen je angenommenem Anruf 0,59 bis 1,70 € und je Gesprächsminute bis 1,39 €, dazu Aufschläge für die Annahme rund um die Uhr, Stand 09/2026.

100 Anrufe zu je drei Minuten kosten bei ebuero im Einsteigertarif 615,90 €: 59,90 € Grundgebühr, dazu je 1,39 € für jede Anrufannahme und jede Minute. Läuft es gut, steigt die Rechnung mit. Beim KI-Sekretariat von LexDial sind die Minuten im Tarif enthalten: 100 bei Starter, 350 bei Growth, unbegrenzt bei Premium. Rechenbeispiele und Schwellen zwischen den Tarifen stehen unter Kosten.

Die dritte Größe ist eine eigene Stelle. Eine Rechtsanwaltsfachangestellte verdient in Vollzeit 2.620 bis 3.060 € brutto im Monat, vor Arbeitgeberanteil und Nebenkosten, unabhängig davon, wie oft das Telefon klingelt. Dafür übernimmt sie auch alles jenseits des Telefons.

Eine Frage trennt Angebote zuverlässig: Was kostet ein Monat mit doppelt so vielen Anrufen?

Wer die Anrufannahme auslagert, gibt Mandantendaten an einen Dritten, ob an Menschen oder an Software. Dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. § 203 StGB stellt die Offenbarung anvertrauter Geheimnisse unter Strafe; Absatz 3 erlaubt die Einbindung mitwirkender Personen, verlangt dafür aber eine ausdrückliche Verpflichtung zur Geheimhaltung. Bei einem menschlichen Dienst betrifft das jede Person, die Ihre Anrufe annimmt.

Bei LexDial erhalten Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag im Onboarding. Nummer, Wortlaut und Notiz werden mit einem eigenen Schlüssel je Kanzlei verschlüsselt. Einzelheiten unter Sicherheit, die Norm unter § 203 StGB. Das ist keine Rechtsberatung.

Einen auf Kanzleien spezialisierten Sekretariatsservice und LexDial vergleichen wir im Detail unter Anwaltssekretariat im Vergleich. Einen Überblick über alle Wege der Anrufannahme gibt Telefonservice für Anwälte, was ein eigenes Sekretariat leistet und kostet, erklärt Anwaltssekretariat.