ReFa-Mangel: Wie Kanzleien das Sekretariat entlasten, wenn Personal fehlt

Eine Rechtsanwaltsfachangestellte, früher Anwaltsgehilfin genannt, ist in vielen Kanzleien das Nervensystem. Sie nimmt Anrufe an, bearbeitet die Post, führt den Fristenkalender, bereitet Akten vor, schreibt nach Diktat, rechnet ab und betreut Mandanten, die vor der Tür stehen. Fällt sie weg, verteilt sich das nicht von selbst. Es landet beim Rest des Teams und beim Anwalt.

Am schnellsten spürbar wird das am Telefon. Jeder Anruf unterbricht, was gerade passiert. Wer gleichzeitig Fristen prüft und Anrufe annimmt, macht beides schlechter. Und wer als Anwalt zwischen zwei Terminen selbst abnimmt, verbringt seine Zeit mit Aufgaben, die kein juristisches Wissen verlangen.

Der erste Schritt ist eine ehrliche Liste. Schreiben Sie alle Aufgaben der offenen Stelle auf und ordnen Sie jede einer von drei Gruppen zu.

Was im Haus bleibt, verlangt Kanzleiwissen und Verantwortung. Was sich auslagern lässt, verlangt vor allem Zeit. Genau diese Zeit fehlt, wenn eine Stelle unbesetzt ist.

Verschwiegenheit gilt auch beim Auslagern

Jeder Dienstleister, der Mandantendaten sieht, fällt unter dieselben Regeln. § 43e BRAO regelt, unter welchen Voraussetzungen Rechtsanwälte Dienstleister in Anspruch nehmen dürfen, unter anderem mit einer Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit. Verarbeitet der Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag, verlangt Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Das ist eine Wiedergabe der Normen, keine Rechtsberatung; die Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihnen.

Unter allen Aufgaben des Sekretariats hat das Telefon drei Eigenschaften, die es zum besten ersten Hebel machen.

Es unterbricht alles andere. Ein Anruf kommt, wann er will. Wer ihn annimmt, lässt liegen, woran er gerade arbeitet. Konzentrierte Arbeit an Fristen und Schriftsätzen verträgt das schlecht.

Es lässt sich sauber abgrenzen. Die telefonische Erstannahme hat einen klaren Anfang und ein klares Ergebnis: eine Notiz, wer angerufen hat, worum es geht und wie dringend es ist. Das lässt sich übergeben, ohne dass jemand Zugriff auf Akten braucht.

Es kostet Mandate, wenn es nicht klappt. Eine liegen gebliebene Ablage merkt der Mandant nicht sofort. Einen Anruf, den niemand annimmt, schon. Wer niemanden erreicht, ruft die nächste Kanzlei an.

Die Möglichkeiten für das Telefon

• Externer Telefonservice: Mitarbeitende eines Dienstleisters nehmen im Namen der Kanzlei ab, folgen einem Skript und schicken eine Notiz. Die Preisseiten von ebuero, anwaltssekretariat.de, starbuero und phonea nennen eine Grundgebühr von 0 bis rund 190 Euro im Monat, dazu je angenommenem Anruf 0,59 bis 1,70 Euro und je Gesprächsminute bis 1,39 Euro (Stand 09/2026, netto). Rund um die Uhr gegen Aufpreis.
• KI-Telefonassistent: nimmt durchgehend an, auch mehrere Anrufe gleichzeitig, fragt je Rechtsgebiet nach und legt eine Notiz mit Wortlaut hin. Bei LexDial 69, 179 oder 329 Euro im Monat, netto.
• Kombination: Das vorhandene Team nimmt Bestandsmandanten an, die Vertretung übernimmt Erstanfragen, Randzeiten und den Überlauf, wenn niemand abnimmt.

Zum Vergleich: Eine Rechtsanwaltsfachangestellte verdient laut WSI-Lohnspiegel in Vollzeit 2.620 bis 3.060 Euro brutto im Monat, eine Halbtagskraft mit 20 Wochenstunden anteilig rund 1.380 bis 1.610 Euro; dazu kommen Arbeitgeberanteil und Nebenkosten. Der Vergleich hinkt mit Absicht: Eine Telefonlösung übernimmt eine Aufgabe, keine ganze Stelle. Aber sie verschafft der Stelle, die besetzt ist, Luft. Was Mensch und KI am Telefon jeweils können und wo ein Mensch besser ist, zeigt unsere Seite zum Sekretariatsservice.

Klarheit über die Grenzen gehört dazu. Ein KI-Telefonassistent übernimmt die telefonische Erstaufnahme, nicht das übrige Sekretariat. Akten, Fristenkalender, beA und persönliche Betreuung bleiben bei Menschen und Kanzleisoftware. Er gibt keine Rechtsberatung, vergibt keine Mandatstermine in Ihrem Namen und gibt keine Auskunft zur Akte. Wer nach dem Stand seiner Sache fragt, bekommt keine Auskunft; Sie bekommen eine Notiz.

Genau das ist in der Personalnot der Punkt: Die Aufgaben, für die Sie eine Rechtsanwaltsfachangestellte brauchen, bleiben bei ihr. Die Anrufe, die sie ständig aus diesen Aufgaben reißen, übernimmt jemand anderes.

Auch bevor eine Lösung für das Telefon läuft, lässt sich einiges tun, damit die Menschen, die noch da sind, nicht ausbrennen.

Telefonfenster statt Dauerbereitschaft. Legen Sie Zeiten fest, in denen das Team Anrufe annimmt, und Zeiten, in denen es konzentriert arbeitet. Außerhalb der Fenster greift eine Weiterleitung oder eine Ansage mit Rückrufzeit. Wie Sie das technisch einrichten, steht in unserer Anleitung zur Rufweiterleitung.

Feste Rückrufzeiten. Rückrufe gebündelt zu einer festen Zeit, etwa vor 10 Uhr und nach 16 Uhr, statt verteilt über den Tag.

Priorität klar regeln. Fristen vor Telefon, beA vor Ablage, Notfälle vor allem. Was dringend ist, entscheidet der Anwalt, nicht die Person, die gerade abnimmt.

Nicht alles selbst schreiben. Standardschreiben als Vorlage in der Kanzleisoftware sparen jeden Tag Zeit.

Offen sagen, was liegen bleibt. Wenn eine Stelle fehlt, bleibt etwas liegen. Besser, das Team weiß, was es sein darf, als dass jeder versucht, alles zu schaffen.

Entlastung ersetzt keine Einstellung. Sie verschafft Zeit, um die richtige Person zu finden und die vorhandene zu halten. Einige Hebel liegen in der Hand der Kanzlei.

Die Stelle ehrlich beschreiben

Viele Stellenanzeigen listen alles auf, was in einer Kanzlei anfällt. Beschreiben Sie, was die Stelle tatsächlich ausmacht, und sagen Sie, was Sie abgegeben haben. "Die telefonische Erstannahme übernimmt ein Assistent, Sie konzentrieren sich auf Fristen, beA und Mandatsbearbeitung" ist ein anderes Angebot als "Telefon, Empfang, Post, Fristen, Abrechnung".

Flexibilität anbieten, wo sie möglich ist

Nicht jede Aufgabe muss im Büro erledigt werden. Schreibarbeit, Abrechnung und Teile der Aktenführung lassen sich mit der richtigen Software auch von zu Hause erledigen. Teilzeitmodelle öffnen die Stelle für Menschen, die Vollzeit nicht wollen oder können.

Weiterentwicklung ermöglichen

Wer als Rechtsanwaltsfachangestellte Perspektiven sieht, bleibt eher. Fortbildungen, etwa zur Rechtsfachwirtin, und mehr Verantwortung in der Sachbearbeitung sind Argumente, die nicht nur Geld kosten.

Selbst ausbilden

Rechtsanwaltsfachangestellte ist ein anerkannter Ausbildungsberuf. Die Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre, dual in Kanzlei und Berufsschule, zuständig ist die Rechtsanwaltskammer. Wer ausbildet, baut sich die Fachkraft von morgen auf, braucht dafür aber heute jemanden im Team, der Zeit für Anleitung hat. Auch dafür hilft es, wenn das Telefon nicht ständig dazwischenfunkt.

Einzelkanzlei ohne Sekretariat. Hier ist das Telefon oft die ganze Stelle, die fehlt. Eine Lösung für die Erstannahme deckt die Grunderreichbarkeit ab, ohne eine Stelle zu besetzen; Fristen und beA führen Sie mit der Kanzleisoftware selbst.

Kanzlei mit einer Kraft im Sekretariat. Die Kollegin behält Kernzeiten, Bestandsmandanten und alles, was Kanzleiwissen verlangt. Abende, Wochenenden, Urlaub und Spitzen übernimmt die Vertretung am Telefon.

Kanzlei mit mehreren Kräften, eine Stelle unbesetzt. Die Aufgaben der offenen Stelle werden nach der Tabelle oben verteilt, das Telefon zuerst. So fängt das Team die Lücke auf, ohne dass eine Person doppelt arbeitet.

Sehr wenige Anrufe. Dann genügt oft eine gut eingerichtete Weiterleitung auf das Mobiltelefon und eine klare Ansage mit Rückrufzeit.

Wenn eine Stelle frei wird oder frei bleibt, hilft ein fester Plan mehr als tägliches Improvisieren.

Woche 1: Bestand aufnehmen. Alle Aufgaben der Stelle auflisten, den drei Gruppen zuordnen, Verantwortliche für alles festlegen, was im Haus bleibt. Fristenkontrolle zuerst, mit Vertretung.

Woche 2: Das Telefon abgeben. Eine Lösung für die telefonische Erstannahme auswählen und einrichten, zunächst für Randzeiten und Überlauf, dann für Erstanfragen. Eine einheitliche Telefonnotiz für alle, die noch abnehmen. Eine Vorlage finden Sie in unseren Vorlagen für Telefonnotiz und Ansagen.

Woche 3: Weitere Aufgaben auslagern. Schreibdienst, Post-Digitalisierung, vorbereitende Buchhaltung, jeweils mit Verschwiegenheitsverpflichtung und, wo nötig, Auftragsverarbeitungsvertrag.

Woche 4: Die Stelle neu ausschreiben. Mit der ehrlichen Beschreibung dessen, was bleibt, und dem, was Sie abgegeben haben.