Telefonische Erreichbarkeit der Kanzlei: der vollständige Leitfaden

Telefonische Erreichbarkeit heißt nicht, dass die Anwältin jeden Anruf selbst annimmt. Das kann niemand, der gleichzeitig verhandelt, berät und Schriftsätze schreibt. Gemeint ist etwas anderes: Jeder Anruf wird angenommen, und das Anliegen kommt vollständig in der Kanzlei an.

Daraus folgen drei Anforderungen:

• Angenommen: Der Anrufer spricht mit jemandem oder etwas, das reagiert. Ein Klingeln ins Leere oder ein Besetztzeichen zählt nicht.
• Verstanden: Es wird nachgefragt, was die Kanzlei für den Rückruf braucht. Name und Nummer allein reichen selten.
• Übergeben: Am Ende liegt eine Notiz vor, mit der die Kanzlei arbeiten kann, und Dringendes erreicht sofort die zuständige Person.

Eine Kanzlei ist also nicht erreichbar, weil ein Anrufbeantworter läuft. Sie ist erreichbar, wenn diese drei Dinge zu jeder Zeit passieren, zu der Mandanten anrufen.

Die meisten Kanzleien sind nicht einfach "schlecht erreichbar". Sie haben einzelne Zeitfenster, in denen niemand abnimmt. Wer diese Fenster kennt, kann sie gezielt schließen.

Tagsüber, obwohl jemand da ist

Die größte Lücke liegt oft mitten in den Bürozeiten. Die Anwältin sitzt im Gerichtstermin, der Anwalt im Mandantengespräch, das Sekretariat ist in der Mittagspause oder telefoniert gerade. Kommen zwei Anrufe gleichzeitig, geht einer verloren. Gerade Einzelkanzleien ohne Sekretariat stehen täglich vor der Wahl zwischen Gerichtstermin und Telefon.

Abends und am Wochenende

Ein Anruf kommt, wenn der Mandant ihn braucht. Viele Menschen arbeiten selbst während der üblichen Bürozeiten und rufen deshalb in der Mittagspause, nach Feierabend oder am Samstag an. Rechtliche Probleme halten sich ohnehin nicht an Öffnungszeiten: Kündigungen werden zum Monatsende ausgesprochen, Unfälle passieren am Wochenende, Post mit Fristen liegt am Freitag im Briefkasten.

Feiertage, Urlaub, Krankheit

Die Kanzlei schließt zwischen den Jahren, die Anwältin ist zwei Wochen im Urlaub, das Sekretariat ist krank. Eine Abwesenheitsansage informiert, nimmt aber nichts auf. Wer anruft, erfährt, dass niemand da ist, und legt auf.

Wie Sie Ihre eigenen Lücken finden

Sie brauchen dafür keine Studie, sondern Ihre eigene Anrufliste. Die meisten Telefonanlagen und VoIP-Konten zeigen verpasste Anrufe mit Datum und Uhrzeit. Werten Sie vier Wochen aus:

1. Wie viele Anrufe wurden nicht angenommen?
2. Zu welchen Uhrzeiten und an welchen Wochentagen häufen sie sich?
3. Wie viele dieser Nummern haben später erneut angerufen oder eine Nachricht hinterlassen?
4. Wie viele waren Ihnen unbekannt, also mögliche Erstanfragen?

Das Ergebnis zeigt, ob Ihr Problem eher tagsüber, eher abends oder eher in Abwesenheiten liegt. Davon hängt ab, welche Lösung passt.

Es gibt im Wesentlichen sechs Wege, die Anrufe einer Kanzlei abzudecken. Keiner ist für jede Kanzlei richtig.

Anrufbeantworter

Er ist immer da, aber passiv. Er fragt nicht nach, und was dringend ist, bleibt bis zum nächsten Abhören liegen. Viele Anrufer sprechen gar nicht erst auf das Band. Für Kanzleien, bei denen außerhalb der Bürozeiten praktisch niemand anruft, kann er trotzdem genügen.

Weiterleitung auf das eigene Handy

Kostet fast nichts und erhält den persönlichen Kontakt. Der Preis ist die Privatzeit: Anrufe beim Abendessen, beim Sport, im Urlaub. Und wer im Gerichtssaal sitzt, nimmt auch am Handy nicht ab. Bei sehr wenigen Anrufen ist eine gut eingerichtete Weiterleitung trotzdem oft die einfachste Lösung. Wie das geht, steht in unserer Anleitung zur Rufweiterleitung.

Rufbereitschaft im Team

Die Weiterleitung rotiert, jede Woche ist jemand anderes zuständig, gegen eine Bereitschaftspauschale. Das verteilt die Last, löst sie aber nicht auf, und die Qualität hängt davon ab, wer gerade Dienst hat.

Eigene Kraft im Sekretariat

Die beste Übergabe und die höchste persönliche Bindung, aber nur zu Bürozeiten. Eine Rechtsanwaltsfachangestellte verdient laut WSI-Lohnspiegel in Vollzeit 2.620 bis 3.060 Euro brutto im Monat, eine Halbtagskraft mit 20 Wochenstunden anteilig rund 1.380 bis 1.610 Euro; dazu kommen Arbeitgeberanteil und Nebenkosten. Abende und Wochenenden deckt sie nicht ab.

Externer Telefonservice

Mitarbeitende eines Dienstleisters melden sich mit dem Kanzleinamen, folgen einem Skript und schicken eine Notiz. Rund um die Uhr ist möglich, meist gegen Aufpreis. Die Preisseiten von ebuero, anwaltssekretariat.de, starbuero und phonea nennen eine Grundgebühr von 0 bis rund 190 Euro im Monat, dazu je angenommenem Anruf 0,59 bis 1,70 Euro und je Gesprächsminute bis 1,39 Euro (Stand 09/2026, netto). Auf Kanzleien spezialisierte Dienste schulen juristisch, allgemeine Callcenter nehmen Name, Nummer und Rückrufwunsch auf.

KI-Telefonassistent

Er nimmt durchgehend an, auch mehrere Anrufe gleichzeitig, fragt je Rechtsgebiet nach und legt eine Notiz mit Wortlaut hin. Erkennt er einen Notfall, stellt er an eine hinterlegte Nummer durch. Wo ein Mensch besser ist, bleibt er es: bei langjährigen Mandanten, die die Stimme im Sekretariat kennen, und bei Gesprächen, die aus dem Rahmen fallen.

Die Übersicht

Telefonservice laut Preisseiten von ebuero, anwaltssekretariat.de, starbuero und phonea, Stand 09/2026, netto. Sekretariat: Bruttomonatslohn laut WSI-Lohnspiegel, abgerufen 09/2026, ohne Arbeitgeberanteil und Nebenkosten. Verbindlich ist das Angebot des jeweiligen Anbieters. LexDial: Listenpreise, netto.

In der Praxis ist die Kombination häufig am stärksten: das eigene Team tagsüber, eine automatische Annahme nach Feierabend, am Wochenende und als Überlauf, wenn tagsüber niemand abnimmt. Eine ausführliche Gegenüberstellung aller Wege mit ihren Grenzen finden Sie in unserer Übersicht Telefonservice für Rechtsanwälte.

Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Bewährt hat sich ein Vorgehen in drei Stufen, bei dem jede Stufe erst dann kommt, wenn die vorige funktioniert.

1. Randzeiten. Die Weiterleitung greift nur nach Feierabend, am Wochenende und an Feiertagen. Tagsüber ändert sich nichts. So sehen Sie ohne Risiko, was abends tatsächlich anruft.
2. Überlauf. Zusätzlich springt die Vertretung ein, wenn tagsüber nach einigen Klingeltönen niemand abnimmt. Das schließt die Lücke während Gerichtsterminen und Mittagspausen.
3. Erstkontakt. Erstanfragen laufen zuerst über die Vertretung, Bestandsmandanten weiter direkt ins Sekretariat oder zu Ihnen.

Technisch ist jede Stufe eine Weiterleitungsregel in Ihrer vorhandenen Telefonanlage: zeitgesteuert, bei Nichtannahme oder bei Besetzt. Eine neue Anlage brauchen Sie dafür nicht.

Wer sofort durchkommen soll

Erreichbarkeit heißt auch, dass die richtigen Anrufe nicht in einer Schleife landen. Legen Sie fest, wer immer direkt bei Ihnen klingeln darf: Partner, Mitarbeitende, einzelne Mandanten. Bei LexDial werden Nummern auf dieser Liste direkt an Ihr Telefon durchgestellt, ohne KI-Begrüßung. Für echte Notfälle hinterlegen Sie eine eigene Nummer, an die der Assistent sofort durchstellt.

Ein angenommener Anruf ist nur so viel wert wie die Notiz, die danach vorliegt. Unabhängig davon, wer abnimmt, sollten diese Angaben immer erfasst werden:

• Name und Rückrufnummer
• Wer ruft an: Neumandant, Bestandsmandant, Gegenseite, Gericht, sonstige
• Das Anliegen in ein bis zwei Sätzen und das Rechtsgebiet
• Wie dringend es ist, und was der Anrufer zu Fristen sagt, möglichst wörtlich
• Rückrufwunsch und Erreichbarkeit
• Bei der Gegenseite: Aktenzeichen, Kontakt, Anliegen, aber keine Auskunft zu laufenden Mandaten

Eine fertige Vorlage zum Ausdrucken oder Kopieren, dazu Ansagetexte für Anrufbeantworter und Abwesenheit, finden Sie in unseren Vorlagen für Telefonnotiz und Ansagen.

Sobald jemand außerhalb der Kanzlei Anrufe annimmt, erfährt er Mandanteninformationen. Das gilt für den externen Telefonservice genauso wie für einen KI-Telefonassistenten. Zwei Punkte gehören deshalb vor den Start:

• Auftragsverarbeitung: Mit dem Dienstleister wird ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
• Verschwiegenheit: § 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung fremder Geheimnisse durch Berufsgeheimnisträger unter Strafe; die Vorschrift regelt auch, unter welchen Voraussetzungen mitwirkende Personen einbezogen werden dürfen. § 43e BRAO regelt die Inanspruchnahme von Dienstleistern durch Rechtsanwälte, unter anderem die Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit.

Dieser Abschnitt gibt den Inhalt der Normen wieder und ist keine Rechtsberatung. Die berufsrechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihnen.

Bei LexDial erhalten Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag im Onboarding. Nummer, Wortlaut und Notiz werden mit einem eigenen Schlüssel je Kanzlei verschlüsselt gespeichert, und die eingesetzten KI-Modelle werden nicht mit Ihren Gesprächsdaten trainiert. Bevor das Gespräch inhaltlich beginnt, stellt sich der Assistent als KI vor und bittet um Einwilligung. Wer nicht einwilligt, bekommt die übrigen Kontaktwege der Kanzlei genannt, die Rufnummer bleibt für den Rückruf erhalten.

• Anrufliste der letzten vier Wochen nach Uhrzeit und Wochentag ausgewertet
• Größte Lücke benannt: tagsüber, abends, Wochenende oder Abwesenheit
• Bürozeiten in der Telefonanlage hinterlegt, Zeitsteuerung aktiv
• Weiterleitung bei Nichtannahme nach etwa 20 Sekunden eingerichtet
• Weiterleitung bei Besetzt eingerichtet
• Liste der Nummern, die immer direkt durchkommen
• Notfallnummer festgelegt und Regel, wann durchgestellt wird
• Einheitliche Telefonnotiz für alle, die abnehmen
• Ansage für Abwesenheit und Urlaub mit Rückkehrdatum
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Dienstleister, der Anrufe annimmt
• Einmal im Quartal ein Testanruf zu jeder Uhrzeit, zu der Sie vertreten werden