Telefon­service für Rechts­anwälte.

Ein Telefonservice für Rechtsanwälte nimmt Anrufe entgegen, wenn die Kanzlei es selbst nicht kann. Das klingt einfach, ist es aber nicht. Am Telefon entscheidet sich, ob aus einer Erstanfrage ein Mandat wird, ob eine Frist rechtzeitig auf dem Tisch liegt und ob die Verschwiegenheit gewahrt bleibt.

Ein Anruf in einer Kanzlei ist selten Routine. Am anderen Ende sitzt jemand, der gekündigt wurde, eine Abmahnung im Briefkasten hatte oder gerade vom Gericht kommt. Diese Person erzählt ihre Geschichte in der Reihenfolge, in der sie ihr einfällt, nicht in der Reihenfolge, die eine Akte braucht.

Diese Seite zeigt die fünf Wege, die deutschen Kanzleien offenstehen, was sie realistisch kosten und wo jeder von ihnen an seine Grenze stößt. Sie schließen sich nicht aus: Viele Kanzleien kombinieren zwei davon.

Wer für eine Kanzlei ans Telefon geht, erledigt mehrere Dinge gleichzeitig. Er erkennt den Anrufertyp, und die Gegenseite erfährt nichts über den Bearbeitungsstand. Er nimmt den Sachverhalt strukturiert auf: Bei einer Kündigung ist das Zugangsdatum entscheidend, bei einer Abmahnung die gesetzte Frist.

Er schätzt die Dringlichkeit ein, ohne zu beraten. Eine Haftsache oder eine einstweilige Verfügung mit Frist am Folgetag gehört sofort durchgestellt, eine allgemeine Frage zum Erbrecht nicht. Er wahrt die Verschwiegenheit, denn wer Mandantengespräche annimmt, wird zur mitwirkenden Person im Sinne von § 203 StGB. Und er übergibt eine Notiz, mit der die Kanzlei sofort arbeiten kann, statt erst zurückzurufen, um zu erfahren, worum es ging.

An diesem Anforderungsprofil scheitern allgemeine Telefonservices nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus Struktur. Dieselbe Person betreut in derselben Schicht eine Zahnarztpraxis, einen Handwerksbetrieb und eine Kanzlei. Juristische Vertiefung ist in diesem Modell nicht vorgesehen. Wer Anrufannahme einkauft, sollte deshalb die Qualität der Übergabe zum Hauptkriterium machen, nicht allein die Erreichbarkeit.

Preise lassen sich nur vergleichen, wenn man die Rechnung zu Ende führt. Der Stundensatz einer Sekretariatskraft ist nicht ihr Bruttogehalt, und der Minutenpreis eines Telefonservices ist nicht die Monatsrechnung.

Zum Bruttogehalt kommen Arbeitgeberanteil, Urlaub, Krankheit, Arbeitsplatz und Einarbeitung. Schon das Bruttogehalt einer Rechtsanwaltsfachangestellten liegt laut WSI-Lohnspiegel bei 2.620 bis 3.060 € im Monat in Vollzeit, anteilig rund 1.380 bis 1.610 € für 20 Wochenstunden. Externe Telefonservices nennen auf ihren Preisseiten eine Grundgebühr von 0 bis rund 190 €, dazu je angenommenem Anruf 0,59 bis 1,70 € und je Gesprächsminute bis 1,39 €, Stand 09/2026. Für die Annahme rund um die Uhr kommen Aufschläge dazu.

Der entscheidende Unterschied ist der Kostenverlauf. Minutenmodelle werden genau dann teuer, wenn es gut läuft: 100 Anrufe zu je drei Minuten kosten bei ebuero im Einsteigertarif 615,90 € (59,90 € Grundgebühr, dazu je 1,39 € für jede Anrufannahme und jede Minute). Eine Stelle kostet unabhängig vom Anrufaufkommen gleich viel. Ein Tarif mit Paket bleibt planbar. Rechenbeispiele stehen unter KI-Telefonassistent Kosten.

Ein Telefonservice für eine Kanzlei ist kein Telefonservice mit anderem Firmennamen. Einige Punkte gehören vor jeden Vertragsschluss.

Verschwiegenheit ist strafbewehrt. § 203 StGB stellt die Offenbarung anvertrauter Geheimnisse unter Strafe. Absatz 3 erlaubt die Einbindung mitwirkender Personen, verlangt dafür aber eine ausdrückliche Verpflichtung zur Geheimhaltung. Bei einem menschlichen Telefonservice betrifft das jede einzelne Person, die Anrufe entgegennimmt, nicht nur den Anbieter.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Pflicht. Sobald ein Dritter Mandantendaten verarbeitet, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Was darin stehen sollte, steht unter Auftragsverarbeitungsvertrag, was das Berufsrecht für Dienstleister verlangt, unter § 43e BRAO. Die Kollisionsprüfung vor der Mandatsannahme bleibt Sache der Kanzlei.

Fristen verzeihen nichts. Nennt ein Anrufer ein Datum, das eine Frist auslöst, muss das noch am selben Tag in der Kanzlei ankommen. Die Gegenseite erfährt nichts. Ein Skript, das jeden Anrufer gleich behandelt, ist hier ein Risiko.

Das ist ein Überblick über den Wortlaut der Normen, keine Rechtsberatung. Die berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.