Telefonnotiz-Vorlage und Ansagetexte für Kanzleien

Die folgende Vorlage ist für Sekretariat, Anwälte und Vertretungen gleichermaßen gedacht. Sie passt auf eine halbe Seite, lässt sich als Formular ausdrucken oder als Textbaustein in E-Mail und Kanzleisoftware anlegen.

TELEFONNOTIZ
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Datum / Uhrzeit:        __.__.____  __:__ Uhr
Aufgenommen von:        ______________________
Für:                    ______________________

ANRUFER
Name:                   ______________________
Rückrufnummer:          ______________________
E-Mail (falls genannt): ______________________
Anrufer ist:            [ ] Neumandant  [ ] Bestandsmandant
                        [ ] Gegenseite  [ ] Gericht / Behörde
                        [ ] Sonstige: ______________
Aktenzeichen:           ______________________

ANLIEGEN
Worum geht es (1 bis 2 Sätze):
______________________________________________
______________________________________________
Rechtsgebiet:           ______________________
Fristen (wörtlich, wie genannt):
______________________________________________
Unterlagen vorhanden:   ______________________

DRINGLICHKEIT
[ ] Sofort (Durchstellen / Notfallnummer)
[ ] Heute  [ ] Nächster Werktag  [ ] Ohne Eile

RÜCKRUF
Gewünscht:              [ ] Ja  [ ] Nein
Erreichbar am/ab:       ______________________
Vereinbart:             ______________________
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Erledigt am: ________  von: ________

Warum diese Felder

Jedes Feld beantwortet eine Frage, die sonst beim Rückruf gestellt werden müsste.

Drei Regeln für die Aufnahme

1. Fristen wörtlich notieren. Schreiben Sie auf, was der Anrufer sagt ("Brief kam am Freitag, da steht zwei Wochen"), nicht was Sie daraus schließen. Die Bewertung ist anwaltliche Arbeit.
2. Keine Auskünfte an die Gegenseite. Wer für die Gegenseite anruft, bekommt keine inhaltlichen Auskünfte zu laufenden Mandaten. Notiert werden Kontaktdaten, Aktenzeichen und Anliegen.
3. Keine Auskunft zur Akte am Telefon, wenn die Identität unklar ist. Wer nach dem Stand seiner Sache fragt, bekommt einen Rückruf, keine Auskunft von jemandem, der den Anrufer nicht sicher zuordnen kann.

Wohin mit der Notiz

Eine Telefonnotiz auf Papier geht verloren, spätestens wenn sie unter der Post liegt. Besser ist ein fester digitaler Ort: ein gemeinsames Postfach, eine Aufgabe in der Kanzleisoftware oder eine Liste, auf die alle Zugriff haben. Wichtig ist nur, dass es genau einen Ort gibt und dass jede Notiz dort landet, auch die, die abends am Handy entsteht. Gehört ein Anruf zu einer Akte, wandert die Notiz nach dem Rückruf in die Akte.

Eine gute Ansage hat vier Bestandteile: wer Sie sind, warum gerade niemand abnimmt, wann Sie wieder erreichbar sind und was der Anrufer tun soll. Alles darüber hinaus hört kaum jemand bis zum Ende. Die folgenden Texte können Sie direkt übernehmen; ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.

1. Außerhalb der Bürozeiten

"Guten Tag, Sie haben die Kanzlei [Name] erreicht. Unsere Bürozeiten sind Montag bis Freitag von [9] bis [17] Uhr. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Rückrufnummer und ein kurzes Stichwort zu Ihrem Anliegen. Wir melden uns am nächsten Werktag."

2. Außerhalb der Bürozeiten, mit Hinweis für dringende Fälle

"Guten Tag, hier ist die Kanzlei [Name]. Wir sind gerade nicht im Büro. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung] unter der Nummer [Nummer]. Für alle anderen Anliegen hinterlassen Sie bitte Name und Rückrufnummer, wir rufen am nächsten Werktag zurück."

3. Mittagspause

"Kanzlei [Name], guten Tag. Wir sind von [12:30] bis [13:30] Uhr in der Mittagspause. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer, wir rufen Sie heute Nachmittag zurück."

4. Während eines Gerichtstermins (Einzelkanzlei)

"Guten Tag, Sie sind bei Rechtsanwältin [Name]. Ich bin gerade in einem Termin und ab [Uhrzeit] wieder erreichbar. Hinterlassen Sie mir bitte Ihren Namen, Ihre Rückrufnummer und worum es geht. Ich melde mich heute noch bei Ihnen."

5. Alle Leitungen belegt (Überlauf)

"Kanzlei [Name], guten Tag. Im Moment sind alle Mitarbeitenden im Gespräch. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer, wir rufen Sie so schnell wie möglich zurück."

6. Urlaub

"Guten Tag, hier ist die Kanzlei [Name]. Wir sind vom [Datum] bis einschließlich [Datum] nicht im Büro. Ab dem [Datum] sind wir wieder für Sie da. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertretung] unter [Nummer]."

7. Zwischen den Jahren

"Guten Tag, Sie haben die Kanzlei [Name] erreicht. Zwischen Weihnachten und Neujahr ist unser Büro geschlossen. Ab dem [Datum] sind wir wieder erreichbar. Bitte hinterlassen Sie Name und Rückrufnummer, wir melden uns in der ersten Januarwoche."

8. Gesetzlicher Feiertag

"Kanzlei [Name], guten Tag. Heute ist Feiertag, unser Büro ist geschlossen. Am [nächster Werktag] sind wir ab [9] Uhr wieder für Sie da. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Rückrufnummer."

9. Krankheit oder kurzfristige Abwesenheit

"Guten Tag, hier ist die Kanzlei [Name]. Wegen einer kurzfristigen Abwesenheit sind wir heute nur eingeschränkt erreichbar. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer oder schreiben Sie an [E-Mail]. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertretung] unter [Nummer]."

10. Für Erstanfragen

"Guten Tag, Sie sind bei der Kanzlei [Name], Schwerpunkt [Rechtsgebiete]. Wenn Sie uns zum ersten Mal anrufen, nennen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Rückrufnummer und in einem Satz, worum es geht. Wir melden uns innerhalb von [Zeitraum]."

11. Englischsprachige Ergänzung

"Guten Tag, Sie haben die Kanzlei [Name] erreicht. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer. For English, please leave your name, your phone number and a short message. We will call you back."

12. Kanzleiumzug oder neue Nummer

"Guten Tag, hier ist die Kanzlei [Name]. Unsere Kanzlei ist umgezogen. Sie erreichen uns ab sofort unter [neue Nummer] und in der [neue Anschrift]. Bitte notieren Sie sich die neue Nummer. Vielen Dank."

Was Sie in Ansagen vermeiden sollten

• "Rufen Sie später wieder an." Das tut kaum jemand. Er ruft die nächste Kanzlei an.
• Veraltete Angaben. Eine Urlaubsansage, die zwei Wochen nach der Rückkehr noch läuft, wirkt nachlässiger als gar keine. Legen Sie sich einen Kalendereintrag zum Zurückstellen an.
• Lange Einleitungen. Datenschutzhinweise, Öffnungszeiten aller Standorte und das gesamte Leistungsspektrum gehören auf die Website, nicht vor den Piepton.
• Die Bitte, den Fall ausführlich zu schildern. Ein Stichwort genügt. Alles Weitere klärt der Rückruf.
• Hintergrundgeräusche. Nehmen Sie die Ansage in einem ruhigen Raum auf, sprechen Sie langsam und nennen Sie Nummern zweimal.

Beide Werkzeuge verbessern, was ohnehin passiert. Sie ändern nichts daran, dass ein Anrufbeantworter nicht nachfragt. Wer nur "Müller, bitte zurückrufen" auf das Band spricht, hinterlässt eine Notiz mit einer Zeile, egal wie gut die Vorlage ist. Und was dringend ist, bleibt liegen, bis jemand abhört.

Deshalb lohnt es sich, die Ansagen mit einer Weiterleitung zu kombinieren: tagsüber als Überlauf, abends und am Wochenende als Vertretung. Wie Sie Weiterleitungen für jedes Gerät einrichten, zeigt unsere Anleitung zur Rufweiterleitung. Welche Lücken es in Ihrer Erreichbarkeit überhaupt gibt, finden Sie mit dem Leitfaden zur telefonischen Erreichbarkeit heraus.

Ein KI-Anrufbeantworter geht einen Schritt weiter als das Band: Er begrüßt den Anrufer, fragt nach dem Anliegen und macht daraus eine schriftliche Notiz statt einer Sprachnachricht. Die Felder der Vorlage oben füllen sich damit von selbst.

Bei LexDial liegt nach jedem Anruf eine Notiz in Ihrer Liste: Anliegen in ein bis zwei Sätzen, Rechtsgebiet, Dringlichkeit, Kontakt und Rückrufwunsch, immer auf Deutsch. Was der Anrufer zu Fristen sagt, steht wörtlich darin. Daneben steht der vollständige Wortlaut des Gesprächs, sofern der Anrufer eingewilligt hat. Der Assistent erkennt, wer anruft: Neumandant, Bestandsmandant, Gegenseite, Gericht oder Werbung. Die Gegenseite bekommt keine Auskunft zu laufenden Mandaten. Ist ein Anruf ein Notfall, stellt er sofort an eine hinterlegte Nummer durch. Die Begrüßung legen Sie im Onboarding-Gespräch mit Ihrem Concierge fest, ebenso die Rechtsgebiete und die Weiterleitungsregeln. Was der Assistent im Einzelnen tut, steht auf der Seite Produkt.

Die Notizen lassen sich als CSV, Excel oder PDF exportieren. Gespeichert werden Nummer, Wortlaut und Notiz verschlüsselt mit einem eigenen Schlüssel je Kanzlei; den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erhalten Sie im Onboarding.